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O futuro flexível: como configurar um local de trabalho híbrido-remoto

Mais americanos trabalharam remotamente no ano passado do que nunca. Embora a maioria dos empregadores não essenciais não tivesse escolha a não ser implementar um plano de trabalho remoto, o ano passado nos mostrou que a mudança foi bem recebida por muitas empresas e seus funcionários. A pesquisa não apenas revelou que os funcionários são mais produtivos quando trabalham em casa, mas, de acordo com o relatório recente de nossa empresa, 78% dos funcionários escolheriam estar parcial ou totalmente remotos quando for hora de voltar à normalidade. Com nossa pesquisa afirmando que apenas 43% dos empregadores atualmente têm um plano de longo prazo para trabalho remoto, é fundamental começar a pensar no futuro do seu local de trabalho. 

Isso não significa que você precisa abandonar totalmente o seu escritório. Na verdade, uma quantidade significativa de pessoas que preferem trabalhar remotamente também gostaria de estar no escritório. Se você está procurando construir um local de trabalho remoto híbrido, aqui estão cinco áreas a serem consideradas.

A infraestrutura

Tendo sido empurrados para o trabalho remoto no início de 2020, muitos empregadores tomaram decisões abruptas e soluções alternativas para fazer seus negócios funcionarem remotamente. Isso possivelmente envolveu contratos comerciais de curto prazo com empresas de tecnologia; testes de software grátis; aluguel de itens como laptops, monitores e impressoras; e permitindo que os funcionários usem tecnologia pessoal e / ou dispositivos para realizar seus trabalhos. Isso é especialmente verdadeiro porque o trabalho remoto originalmente parecia temporário.

Planos como esses podem ter funcionado no curto prazo, mas para construir uma configuração permanente e segura para os funcionários, você deve fazer mudanças de longo prazo em toda a organização. Algumas dessas mudanças incluem:

  • Investir em soluções corporativas: embora equipes diferentes em sua organização possam estar trabalhando com muitas soluções para colaborar e gerenciar projetos de forma eficaz, considere a adoção permanente dessas soluções em nível corporativo. Isso pode parecer como inscrever toda a sua empresa no Microsoft 365 ou Google Workspace, onde todos os seus funcionários podem gerenciar seu conteúdo, e-mails, calendários, chamadas de vídeo e conversas de bate-papo em um só lugar.
  • Considerando a migração de seus servidores para a nuvem: Ter acesso aos arquivos da empresa é crucial quando você tem funcionários colaborando de lugares diferentes em momentos diferentes. Isso pode ficar complicado se os funcionários não estiverem salvando todo o trabalho no mesmo lugar, como nos servidores da sua empresa. A migração para a nuvem pode tornar mais fácil para os funcionários colaborar e salvar seu trabalho em um local centralizado, não importa onde estejam. Isso significa que em um ambiente remoto híbrido, o conteúdo não pode ser esquecido em casa ou no escritório – ele está sempre acessível.
  • Investir em laptops / dispositivos, caso ainda não o tenha feito: é importante que sua organização permaneça organizada e segura na maneira como funciona e trata os dados. Embora alugar temporariamente laptops ou permitir que os funcionários usem seus dispositivos pessoais possa ser adequado no caso de uma emergência, não é sustentável. Ao fornecer laptops fornecidos pela empresa, seu departamento de TI pode ter controle sobre coisas como atualizações de software (e downloads) para garantir que cada funcionário tenha acesso seguro ao que precisa.

Ter a infraestrutura certa para um local de trabalho remoto híbrido também será atraente para novos talentos. Isso pode ajudar sua organização a obter uma vantagem competitiva entre aquelas que também oferecem opções de trabalho flexíveis.

Opções de espaço de trabalho

Com a ideia de que todos os funcionários não estarão no escritório ao mesmo tempo, você precisará considerar como fazer o melhor uso de seu espaço de trabalho. A pesquisa “2021 US Remote Work Survey” da PwC revelou que 87% dos executivos esperam fazer mudanças em suas estratégias imobiliárias no próximo ano.

Pense em fazer com que os funcionários atuais e futuros façam uma escolha sobre a frequência com que planejam estar no escritório. Dependendo de suas escolhas, você pode prosseguir com a designação de uma mesa atribuída, permitindo hot-desking ou apoiando uma configuração em casa.

Comunicação

Com os funcionários circulando pelo escritório em dias diferentes da semana, é fundamental saber quando e onde você pode esperar que eles estejam. Certifique-se de configurar um plano de comunicação – ou até mesmo um portal – onde os funcionários podem registrar se eles estiverem no escritório, trabalhando remotamente ou usando folga em dias específicos. Isso pode ser útil por alguns motivos:

  • Marcando reuniões: reuniões improvisadas acontecem naturalmente em um ambiente de escritório. Quando sua equipe está dividida entre estar no escritório e trabalhar remotamente, alguns deles podem perder detalhes importantes que foram discutidos em um bate-papo não planejado. Saber com certeza se um membro da equipe está fora do escritório, chegando em um horário diferente ou trabalhando em casa pode ajudar a criar um ambiente mais inclusivo para reuniões não planejadas. Dito isso, a gravação de reuniões deve ser algo que você considere uma prática padrão em sua organização para ter certeza de que nada será esquecido.
  • Garantir a segurança dos colaboradores: em caso de emergência, deve saber se os seus colaboradores estiveram ou não no escritório.

Onboarding

Ao trazer novos contratados para o seu escritório remoto híbrido, você vai querer garantir que eles possam se aclimatar de qualquer lugar. Adaptando sua integração para ser virtual em primeiro lugar, seus novos contratados totalmente remotos não perderão oportunidades de aprendizado e networking. 

Vantagens de ‘escritório’ e cultura da empresa

Segundo a Deloitte, 70% dos gestores se preocupam em manter a cultura da empresa para seus funcionários remotos. A cultura da empresa é mais difícil de incutir em um ambiente remoto híbrido, mas não é impossível. As vantagens devem ser flexíveis para que todos possam aproveitá-las.

Embora as saídas da empresa e lanches grátis no escritório possam eventualmente ser retomados, é importante considerar benefícios que serão benéficos para aqueles que trabalham remotamente ou para aqueles que se deslocam para o escritório apenas ocasionalmente, tais como:

  • Estipêndios de entrega de refeições
  • Descontos online
  • Assinaturas digitais para aplicativos de saúde e bem-estar, como Headspace, serviços de streaming ou cursos virtuais de aprendizagem

Ao trabalhar para adaptar seu local de trabalho ao ambiente de trabalho remoto híbrido do futuro, certifique-se de levar em consideração essas considerações essenciais.

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