Após mais de um ano de trabalho remoto, está ficando claro que alguns de nós podem ter prometido demais quando dissemos aos funcionários que eles poderiam “trabalhar de qualquer lugar”. 

Em teoria, é uma situação ideal para funcionários e empregadores. Temos a tecnologia para acomodar funcionários que desejam trabalhar em seus apartamentos em Manhattan, em uma casa no lago em Minnesota ou em um Airbnb em Londres. Nós nos adaptamos para chamadas de vídeo e plataformas de colaboração e até descobrimos que a produtividade é maior entre os funcionários remotos. 

Sem mencionar que os funcionários estão exigindo isso. De acordo com a recente pesquisa Adapt, mais de 90% dos funcionários acham que deveriam ser capazes de trabalhar em qualquer lugar, e quase 40% dizem que a flexibilidade para trabalhar em qualquer lugar está entre os três principais fatores que criam uma experiência excepcional do funcionário – perdendo apenas para a “alto salário” nos atributos que procuram em um emprego. Cerca de 12% dos trabalhadores já aproveitaram a flexibilidade para trabalhar em qualquer lugar, mudando-se durante a pandemia, de acordo com a pesquisa Workforce Pulse da PwC, e quase um quarto está considerando ou planejando uma mudança temporária, ou permanente a mais de 100 quilômetros de seu escritório central.

Até mesmo o RH está adotando o “trabalho de qualquer lugar” para a capacidade de explorar um conjunto mais amplo de habilidades; está permitindo que eles construam equipes mais diversificadas – um componente crítico na experiência, inovação e lucratividade dos funcionários. 

Mas na aplicação prática, “trabalhar de qualquer lugar” pode ser um pesadelo, abrindo uma caixa de Pandora de desafios logísticos e de conformidade em grande escala. Antes da pandemia, as empresas precisavam se preocupar apenas com uma pequena porcentagem de “guerreiros da estrada” que viajavam com frequência. Agora, pode ser metade ou três quartos da população de funcionários em movimento. 

Antes de se comprometer a permitir que seus funcionários “trabalhem de qualquer lugar”, os CEOs devem considerar esses três erros principais ao definir políticas e como evitá-los. 

1. Não Definir Parâmetros Geográficos 

Isso parece contra-intuitivo, eu sei, mas me escute. Embora “trabalhar de qualquer lugar” pareça ideal, a realidade é que alguns locais simplesmente não são propícios a isso, mesmo se a tecnologia permitir. Deixando a segurança e a estabilidade geopolítica de lado, pode haver locais que exijam que as empresas se registrem como uma empresa ou obtenham licenciamento ou outra autorização para ter um único funcionário trabalhando remotamente lá. Este pode ser um processo complicado e caro, o que significa que pode não ser economicamente viável. Por outro lado, problemas de fuso horário podem atrapalhar o progresso e a produtividade. Se você tem funcionários espalhados pelo mundo, todos trabalhando em horários comerciais diurnos “normais” para seus fusos horários, isso pode significar que há muito pouco tempo sobreposto quando eles podem colaborar e interagir. 

Para mitigar esse erro, defina alguns limites razoáveis ​​que permitam aos funcionários “trabalhar de qualquer lugar” dentro de áreas ou fusos horários específicos. Pode ser prudente excluir certas regiões geográficas para fins de conformidade ou estabelecer diretrizes longitudinais – os funcionários podem trabalhar em qualquer lugar na América do Norte ou do Sul porque os fusos horários estão mais alinhados com a América do Norte, ou uma correspondência norte / sul semelhante para a Europa e África, para exemplo. 

2. Não planejando conformidade com impostos e imigração 

Permitir que os funcionários trabalhem em qualquer lugar expõe sua empresa a sérios riscos de conformidade. Quando os funcionários cruzam as fronteiras estaduais e nacionais, as regras podem mudar rapidamente no que diz respeito aos requisitos fiscais e requisitos de imigração. Na maioria das circunstâncias, os funcionários provavelmente precisarão de uma autorização de trabalho para trabalho remoto transfronteiriço e, em alguns casos, os limites de permanência se aplicam a viagens de negócios e lazer. Isso significa que as férias de duas semanas de um funcionário podem colocá-lo à beira de uma violação se retornarem para uma viagem de negócios. 

Deixar de levar em conta as localizações dos funcionários em tempo real pode resultar no risco de pagamento de impostos a menos, incorrer em multas ou penalidades de imigração, ou pagar impostos a mais quando as pessoas estiverem trabalhando fora da jurisdição do escritório. As empresas devem saber e manter informações precisas sobre a localização dos funcionários em todos os momentos (em nível de país, estado ou cidade, dependendo da localização) para reduzir o risco de impostos e imigração e evitar penalidades. 

3. Confiando nos funcionários para se auto-relatar 

Mesmo que você estabeleça uma política exigindo que os funcionários relatem suas localizações, não há garantia de que o farão. De acordo com a pesquisa Adapt, enquanto 90% dos profissionais de RH disseram estar confiantes de que sabiam onde os funcionários estavam e mais de 75% confiavam que seus funcionários iriam se reportar, os dados provam o contrário. Quase um terço dos funcionários trabalharam fora de seus estados ou países de origem durante a pandemia, mas apenas um terço relatou todos os dias fora do país ou estado ao RH e 24% relataram nenhum. 

Embora haja poucas evidências de que os funcionários expuseram intencionalmente suas empresas ao risco, a realidade é que isso não importa – a falha em se auto-relatar é igual a um risco que você não quer correr. A maioria dos funcionários aceita que os empregadores rastreiem sua localização em nível de país, estado e cidade, então não há razão para temer que a implementação desse tipo de solução terá um impacto negativo na experiência do funcionário. Na verdade, pode ajudar, dando aos funcionários a liberdade de se movimentarem como quiserem, sem a preocupação de ter que denunciá-lo. Minha empresa, como fornecedora de tecnologia de rastreamento automatizado, percebeu que os benefícios de acompanhar o paradeiro dos funcionários são duplos: 1) eles não precisam se preocupar com relatórios pessoais e 2) as empresas não precisam se preocupar sobre eles não. 

Trabalhe de qualquer lugar com algum planejamento e preparação 

Para apoiar o “trabalho de qualquer lugar”, as empresas devem planejar, se preparar e se comunicar com eficácia e, para muitas, isso começa com a adição de um asterisco à sua política de “trabalho de qualquer lugar”. Defina algumas diretrizes e expectativas, não apenas para o trabalho a ser feito, mas também para a forma como os funcionários trabalharão com a empresa para garantir o cumprimento das questões tributárias e de imigração. Ao comunicar a importância do rastreamento da localização do funcionário, as empresas podem oferecer suporte a uma política flexível e centrada no funcionário que também se adapta à cultura corporativa e aos resultados financeiros da empresa, com foco na redução das preocupações de conformidade.

Tradução