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10 etapas fáceis para implementações de tecnologia

Não há melhor momento como o presente para impulsionar o futuro do trabalho – seja necessário para acompanhar a nova força de trabalho ou a Covid-19, ou apenas para permanecer competitivo. Maximizar o potencial de suas equipes e organização deve ser uma prioridade. Por que você não gostaria de ter sistemas que removam barreiras para que você e suas equipes possam agir rapidamente, tomar decisões informadas e se concentrar nas tarefas que realmente importam?

Esteja você pronto ou não, é hora de adotar a tecnologia. Embora a entrada de dados e a complexidade possam parecer um pouco diferentes, a abordagem é a mesma. As etapas a seguir o ajudarão a ter as expectativas mais realistas durante qualquer projeto de melhoria de tecnologia.

1.Obtenha a adesão das partes interessadas

Frequentemente, o RH está ansioso para implementar o que acredita ser bom para os negócios. Quer você esteja no RH ou não, implemente o que os stakeholders mais precisam. Como você pode agregar valor ao trabalho deles? Obtenha a adesão e a opinião de todos os usuários finais durante qualquer fase de avaliação. Se você não tiver adesão, pode também jogar sua ideia fora. A aceitação é mais crítica no nível executivo e dos supervisores nas trincheiras.

2.Busque por escalabilidade

Ao comprar novas plataformas de tecnologia, a escalabilidade é crucial. Procure sistemas que vão até onde você está e que possam levá-lo ao futuro nos próximos três a cinco anos. Passar por uma implementação dá muito trabalho, portanto, certifique-se de que seus esforços não se tornem obsoletos em um ano. Uma pesquisa recente da Deloitte mostra que, em média, os departamentos de RH têm nove sistemas diferentes de soluções, o que me diz que ainda temos um longo caminho a percorrer.

3.Obtenha referências

Converse com outras pessoas em seu setor, semelhantes ao tamanho e escala de sua empresa, para ver como foi sua experiência com a implementação. Pergunte como o suporte é pós-implementação. Eles têm um representante de suporte ao cliente dedicado ou precisam enviar um tíquete para o buraco negro e esperar dias por uma resposta? Pergunte se a solução está atendendo às expectativas deles? Tempo é dinheiro e ambos são valiosos.

4.Atente-se ao preço

Que soluções você está obtendo para seu orçamento e que ROI pode esperar? Dimensione sua plataforma para corresponder ao seu orçamento e expectativas. Esteja pronto e capaz de articular claramente os custos suaves e tangíveis. Quanto custam as taxas de implementação e os pacotes de suporte? Existem muitas soluções para organizações de todas as formas e tamanhos. Não seja pego pelos sinos e assobios de uma plataforma enorme se ela ultrapassar seu orçamento.

5.Analise se é o momento certo

Analise os ciclos de negócios e determine quando é viável o momento mais realista de implementação. Por exemplo, se implementar uma solução de folha de pagamento, alinhar-se com o início de um novo trimestre fiscal economiza tempo e dinheiro. Pense também no investimento de tempo e nos períodos de pico dos negócios e do pessoal. Eu não recomendaria iniciar qualquer implementação quando seu pessoal é o mais estreito.

6.Aposte em gerenciamento de projetos

Depois de chegar ao ponto de obter adesão e selecionar sua solução, quem a executará do início ao fim? Implementações bem-sucedidas exigem um gerenciamento de projeto forte. Quem vai ser o capitão? Você não colocaria sua pessoa menos detalhista no comando de um projeto altamente complexo e estressante, colocaria? Quem vai determinar o cronograma, manter todas as notas e registros detalhados, estar um passo à frente na comunicação, auditar o sistema, atribuir funções e responsabilidades e manter as pessoas envolvidas no processo responsáveis e dentro do prazo?

7.Tenha espaço para dar errado

Não importa quantas vezes você fez isso ou quanto você sabe sobre o processo – algo sempre vai quebrar ou não sair como planejado. Cronogramas e prazos mudarão. Algumas coisas estão simplesmente fora de seu controle, e você deve estar ciente de que uma promessa de cronograma de “implementação de cinco semanas” pode ser mais provável de oito a dez semanas, então planeje de acordo. O representante da implementação pode avisar que está doente, ter uma emergência, ficar atolado com os outros 10 clientes que ele também está apoiando. Prepare-se para essa possibilidade e saiba fazer ajustes.

8.Fortaleça os processos de comunicação

As implementações exigem muita comunicação, por meio de vários canais, para eventualmente se manterem. Se você estiver recebendo perguntas sobre algo, comunique mais. Se você está se comunicando muito, está fazendo um bom trabalho – continue fazendo. Envie mensagens de texto, poste, colabore, treine, envie e-mail, prefeitura – o que for preciso, basta comunicar, comunicar, comunicar. Vincule o “o que há para eles / mim” às suas estratégias de comunicação.

9.Apoie suas equipes em todos os níveis

Esteja preparado para se tornar o especialista no assunto e ser capaz de treinar usuários finais. A nova tecnologia é desconfortável para alguns. Os humanos são naturalmente programados para ir contra a mudança. Prepare-se para esse impacto proporcionando amplas sessões de treinamento, atendendo os usuários em seu nível. Enviar um e-mail com notas anexadas provavelmente resultará em muita frustração de sua parte, uma tonelada de perguntas e falha do projeto.

10. Seja crítico na avaliação

Avalie, avalie, avalie! O novo sistema está fazendo o que você pretendia? Está agregando o valor que você esperava que agregasse? Como são os recursos de relatório? Quais métricas você pode articular para a gestão em relação ao ROI visível? Pesquise suas equipes e obtenha sua opinião.

O resultado final é quando você estiver pronto para levar sua organização adiante, certifique-se de saber quais problemas está procurando resolver e como a solução proposta pode agregar valor.

 

fonte: forbes.com