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Como a metodologia ágil pode ajudar o RH?

Quando falamos de gestão de pessoas, uma das primeiras coisas que pensamos é um departamento burocrático, com processos confusos. Mas esse cenário está mudando! 

Nos últimos anos, o RH das empresas estão investindo em mais tecnologia e inovação. Uma prova disso é o RH Ágil, baseado na metodologia ágil e que você confere mais ao longo desse texto.

O que você irá saber neste artigo:

O que é agilidade?

Imagine que você e sua equipe estão fazendo o planejamento para o próximo ano. Vocês têm um projeto, uma meta, um objetivo para ser alcançado ao longo dos 12 meses seguintes. 

Qual a primeira coisa que vocês fazem? Traçam um caminho a ser seguido. E ao traçar esse caminho, para atingir a meta imaginam coisas que serão feitas e como elas vão se comportar, tendo a falsa sensação de que conseguem controlar tudo. 

É possível fazer um mapeamento de riscos, prever algumas coisas que podem acontecer no meio do caminho, mas a metodologia ágil parte da premissa de que não é possível prever muita coisa. 

Então, como seguir esse caminho? Entrando nele! 

  • Metodologia tradicional: assume muitas premissas como sendo verdadeiras;
  • Metodologia ágil: assume menos premissas, faz pequenas entregas, e evolui nessas pequenas entregas.

Agilidade é você ir evoluindo a sua entrega. Conforme vai assumindo premissa por premissa, você começa a entender melhor a necessidade do cliente, qual a dificuldade do projeto, e vai evoluindo pouco a pouco. 

E não tem problema, ao final, entregar um projeto diferente do que você tinha planejado, uma vez que você entregou algo que fez sentido para o cliente.

Agilidade não é sobre velocidade; agilidade é como você muda o posicionamento para atender a necessidade do cliente. É você estar indo de A para B e descobrir que B não é o destino e ter a habilidade e flexibilidade de poder mudar a rota e entregar algo melhor!

Às vezes, as pessoas têm dificuldade de entender o que é agilidade, porque fomos ensinados pelo nosso modelo de gestão a ter processos grandes e morosos. Por exemplo: por que fazer planejamento para daqui a cinco anos, se não sabemos nem como vai ser o próximo ano?

Manifesto ágil

Para o manifesto ágil: 

  • Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas
  • Software em funcionamento mais que documentação abrangente
  • Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos
  • Responder a mudanças mais que seguir um plano


Saiba mais sobre o manifesto ágil.

O RH para pessoas

Ter um RH Ágil não é pegar o briefing com o cliente e só aparecer após meses com uma solução – que pode nem ser mais a que ele precisa. Mas, sim, trabalhar junto com ele para encontrar a melhor solução a curto prazo e ir lapidando o projeto até a entrega completa o que ele realmente precisa. 

Em 2016, foi criado um modelo de trabalho que pudesse ser usado em qualquer tipo de organização. Ele diz que a empresa precisa:

  • Tornar as pessoas sensacionais
  • Entregue valor a todo instante
  • Faça da segurança um pré-requisito
  • Experimente e aprenda rápido

Por muito tempo foi criado um conceito de que era necessário entregar um produto perfeito para o cliente. Mas não tem como fazer isso se a pessoa que trabalha para empresa não se sente feliz. 

Gente boa e feliz na empresa cria ótimas soluções! Então mudou-se o conceito de criar algo bom para o cliente para criar uma experiência boa para todo mundo – cliente e colaborador! 

E tudo isso precisa andar junto com a segurança psicológica, ou seja, se as pessoas não se sentem seguras no ambiente de trabalho, não é possível inovar. Elas precisam saber que podem errar sem medo.

Mas também é importante agir rapidamente para ajustar o erro. É preciso criar uma cultura da qual as pessoas possam aprender. É pegar o erro e ver como é possível aprender com ele, para assim evoluir. 

RH Ágil 

Mas o que tudo isso tem a ver com a área de Recursos Humanos? Tudo! 

É preciso entender que existem diversos perfis de pessoas. Não adianta nada trazer um conceito (daily, planning, scrum master, etc.) e implementar na empresa sem considerar as pessoas. 

É preciso saber o que motiva a equipe e sempre considerar:

  • suas atitudes
  • a direção
  • a responsabilidade
  • a motivação
  • a criatividade

Levando em conta que temos dois tipos de perfis, o desafio do RH Ágil e conseguir engajar as pessoas e deixá-las felizes para gerar resultado e alcançar a meta. 

Pessoas que contribuem demais para a empresa, mas não estão felizes, estão extremamente estressadas; pessoas que estão contribuindo muito com a vida pessoal e nada para a empresa, estão acomodadas. O papel do RH é encontrar esse equilíbrio.

E aqui vale lembrar que o fator dinheiro é o mínimo que a empresa deve oferecer. O que segura e motiva a pessoa é realização, é ter reconhecimento, ter crescimento de carreira.

Papel da liderança e do RH

O que acontece, muitas vezes, é que o líder quer controlar o incontrolável. Uma empresa, com as pessoas trabalhando, é um sistema orgânico que se auto organiza com regras claras e simples. Não é necessário dizer exatamente o que a pessoa precisa fazer, pois ela sabe. 

O RH Ágil precisa deixar as pessoas se organizarem, não é preciso detalhar como a pessoa vai arrumar as suas coisas, organizar o seu trabalho e como vai trabalhar. 

Quando se fala em RH logo pensamos em processos burocráticos, regras, medo. Já o RH Ágil é diferente, ele é próximo das pessoas.

  • RH Tradicional: pontual, processos iguais, implementa e controla processos, está do lado da gestão, olha a empresa como uma máquina.
  • RH Ágil: contínuo, processo adaptáveis, dá suporte, desenvolve pessoas, olha a empresa como um organismo vivo e em mutação.

O RH Ágil consegue mudar uma empresa totalmente hierárquica, de foco e controle, para uma empresa com foco em pessoas e clientes. É um RH que toma decisões estratégicas. 

Mas como isso é possível?

O RH precisa ter métodos internos de formas de trabalhar (como a área deve funcionar?) e precisa dar resultado para o negócio.

A área de gestão de pessoas precisa ser estratégica, tem que dar resultado para o negócio. Mas o negócio só vai escutar o RH se a área começar a dar resultado. O RH precisa ser o exemplo “dentro de casa” e participar estrategicamente. 

Como o RH pode trabalhar?

É um RH que aprende continuamente, tem foco no cliente, dá feedback rápido, tem equipes funcionais (que trabalham com as ferramentas ágeis), e é um RH transparente.

No seu dia a dia de trabalho, ele pode: 

  • Fazer retrospectiva para aprendizado contínuo
  • Ter foco no cliente, gerando valor para os gestores e colegas de trabalho
  • Realizar loops de feedback rápido, envolvendo gestores e colegas de trabalho
  • Ter equipes funcionais em RH com especialistas e generalistas
  • Usar Scrum nos projetos de RH
  • Usar Kanban para os fluxos de RH, como recrutamento
  • Ser eficiente para pagar salários
  • Dar informações transparentes sobre as pessoas nas funções de RH e na empresa

E ainda há um manifesto ágil voltado para o RH, que diz: 

  • Redes colaborativas mais do que estruturas hierárquicas
  • Transparência mais do que sigilo
  • Adaptabilidade mais do que prescrição
  • Inspirar e comprometer-se mais do que recompensas extrínsecas
  • Ambição mais do que obrigação

Autonomia

Os colaboradores precisam confiar nos processos e fazer acontecer, em vez de ficar fazendo fofoca, “picuinhas” com as regras. E pensando em como são os processos de um RH, eles são morosos ou dão liberdade?

A falta de autonomia pode gerar um resultado pior. Dar liberdade para as pessoas é bom! 

Ter alinhamento e autonomia não são coisas opostas. Em um ambiente de pouco alinhamento e pouca autonomia temos microgerenciamento. Muito alinhamento e pouca autonomia, temos pessoas autoritárias o tempo todo. 

Porém, com muita autonomia e baixo alinhamento, há a bagunça motivada. Ou seja, tem vários projetos aleatórios que não se conectam e não dão resultado. O melhor caminho é o que as pessoas têm alinhamento e autonomia. 

Vale lembrar que autonomia não é ter liberdade para fazer o que você quer, mas sim poder atuar com todas as suas habilidades em prol do resultado coletivo. 

Efeito Douglas

Douglas é o pior funcionário/cliente da empresa. É aquela pessoa que comete vários erros. E como pensamos os processos internos de RH? Vamos fazer coisas para bloquear essa pessoa. Vamos impedir ele de ter resultado. Só que menos de 1% dos funcionários de uma empresa são Douglas. 

O convite é fazer o RH pensar não como bloquear as pessoas, mas como fazer as outras 99% performarem melhor. Esse 1% é possível demitir, melhorar o processo de contratação, mas o foco deve ser em quem quer aprender, quer crescer e gerar valor para a empresa. 

Os processos de atuação vão sempre existir, mas é papel do RH não fazer caixas para limitar as pessoas, mas sim construir caixas para que elas possam subir e se empoderar, entregando melhores resultados e evoluírem.