Digitalização e integração de plataformas para recrutamento e seleção

Para quem trabalha na área de recursos humanos sabe que muitas empresas usam mega plataformas empresariais, que integram todos os processos de ponta a ponta. Elas fazem tudo, mas ao mesmo tempo elas não fazem, necessariamente, tudo tão bem feito assim – tanto que muitas vezes é preciso ter especialistas para operar essa plataforma.

Porém, com a necessidade de grandes customizações, com a democratização da tecnologia e o surgimento das startups começaram, então, a parecer empresas focadas em fazer uma coisa só, mas fazendo aquilo muito bem, como a TAQE, que faz recrutamento e seleção digital, principalmente para cargos de entrada e cargos operacionais.

E com o crescimento do uso da tecnologia no RH, o desafio agora não é aprender a usar aquela mega plataforma ou customizá-la, mas sim como fazer a integração de plataformas para que se possa usar as soluções padrão e atender necessidades específicas que as empresas e os públicos têm no relacionamento com RH. 

E para mostrar como isso é possível, na prática, confira abaixo três cases de sucesso: do Hospital Albert Einstein, da Americanas S.A. e da ESPRO.

Hospital Albert Einstein e a digitalização de processos

A  jornada digital do Hospital Albert Einstein começou em 2019. Antes, eles já  haviam tido conversas para entender sobre as necessidades super específicas que tem – muito por conta da expansão do próprio hospital para conseguir atender pessoas em outros estados.

Depois de algumas conversas com startups para iniciar o processo de digitalização e integração, a pandemia do coronavírus fez as coisas acelerarem. O Hospital ficou no front da primeira onda do covid-19 e tiveram 48 horas para colocar todo o “plano de guerra” em ação.

Por já ter um pequeno movimento sobre esse processo e estarem de olho no futuro da instituição, a integração foi mais rápida, e um dos primeiros passos foi digitalizar as provas que são aplicadas nos processo seletivos. 

Para se ter uma ideia, em menos de 15 dias, o hospital precisou contratar 1.400 pessoas. “Setenta por cento dos nossos cargos exigem, como primeira fase do processo seletivo, a prova. Então, saímos de uma operação da qual, se eu tivesse que aplicar a prova para a primeira fase do covid, da qual contratamos milhares de pessoas em menos 15 dias, eu teria que ter uma operação de 36 pessoas no recrutamento. Mas graças à digitalização e integração dos processos, isso foi feito com uma pessoa no gerenciamento da plataforma!” contou Taise Miranda, do Hospital Albert Einstein.

Além do recrutamento digitalizado, o Hospital também digitalizou toda a parte de entrega de documentação, fez melhorias na área de treinamento, e no onboard desses novos funcionários. 

Uma plataforma, diferentes integrações

O Hospital Albert Einstein tem o “Quem Indica Amigo É”,  um programa de indicação. Eles divulgam as oportunidades para os colaboradores e chegavam a receber milhares de currículos, afinal de contas são mais de 17 mil recrutadores, uma vez que todo mundo do universo Einstein (colaborador) pode indicar!

Com a transformação digital desse programa, e uso da TAQE, o Hospital passou de três semanas para oito dias de mapeamento de pessoas (mais de mil) e estão olhando para a inteligência artificial que faz a parte de triagem da Enfermagem. 

A implementação da inteligência artificial ainda está em fase de observação, por ser algo mais complexo. “Não é só colocar inteligência! A gente tem que ter o olhar humano o tempo todo, e estar conectado com o cenário externo, que muda o tempo todo. Hoje já não é mais o mesmo amanhã, então é importante ter esse olhar humanizado”, explica Taise.

No Hospital Albert Einstein, uma única plataforma, integrada a outras, fez com que fosse possível o recrutamento de diversas pessoas em pouco tempo e em um momento bastante crítico para a empresa, facilitando todo o processo e gerando ganhos de operação. 

Americanas S.A.: um novo olhar para as plataformas

Na Americanas S.A. a pandemia acelerou a digitalização de muitos processos, afinal, o contexto do mundo mudou, o cliente mudou, a forma de consumir mudou, e eles entenderam que fazer a integração de plataformas fazia sentido. Além disso, a empresa passou recentemente pela fusão da B2W com a Lojas Americanas. 

Desde 2019, a companhia já estava olhando para a digitalização. Cerca de 80% dos processos já eram digitais – especialmente os programas de entrada, como os de Trainee, estágio de tecnologia e estágio corporativo. 

Mas, apesar de já ter boa parte das plataformas integradas, ainda faltava algo. “Há alguns anos estamos olhando mais para a gameficação, em como a gente pode melhorar a experiência dos nossos processos, tanto no que a gente tangibiliza para marca empregadora nos eventos, quanto também nos programas e nos processos seletivos”, conta Isabela Moura, da Americanas S.A.

Em 2020, a empresa passou a contar com a TAQE para o programa de Trainee, com o intuito de melhorar o nível de serviço e experiência que ofereciam. A ideia era sair do cenário de testes tradicionais e oferecer outra experiência.

Já para o desafio de fazer um programa de estágio corporativo 100%, a empresa contou com a TAQE e outros fornecedores, além dos colaboradores internos. A ideia era trazer a experiência gamificada e de fluidez para o processo, mas usar recurso interno também. 

ESPRO: digitalização para melhoria de experiência

O ESPRO é uma ONG focada no programa de Jovem Aprendiz. Eles fazem a formação desses jovens, bem como a contratação deles para outros parceiros.

Assim como as outras empresas, eles tiveram vários desafios em 2020, e a pandemia fez a ONG acelerar o processo de digitalização –  principalmente a parte de encaminhamento de candidatos

O maior desafio na digitalização foi tornar essa experiência muito melhor para os candidatos – eles têm uma procura de mais ou menos 150 mil candidatos por ano.

“O nosso objetivo sempre foi facilitar esse contato dos parceiros como os candidatos, tornar essa experiência melhor. A busca de uma solução tecnológica para essa nossa área de encaminhamento foi justamente para conseguir tornar a experiência melhor para o candidato”, conta Poliana Silva, da ESPRO.

Eles encontraram na TAQE a solução que fez mais sentido para a necessidade deles, que faria os candidatos participarem de etapas com games e com testes,  facilitando assim a experiência. 

Hoje, toda a parte de triagem já é digital e a próxima etapa é a implementação da parte de uma solução para admissão de candidatos, que atualmente é feita por processos manuais e sem integração com outras plataformas.

Os desafios enfrentados pelas empresas

Algo que os cases têm em comum é que fazer o processo de um jeito manual acabaria não só sendo uma experiência ruim para o candidato, mas também não conseguiram compreender tão bem o candidato por meio de um currículo.

Ao usar plataformas integradas, especialmente no recrutamento e seleção de candidatos, é possível personalizar os testes e compreender o perfil da pessoa de uma maneira mais ampla, fazendo com que haja um encaixe melhor com as vagas.

“Eu acho que torna o processo muito mais completo, muito mais rico. Além de ser muito mais eficiente, a gente acaba tendo um ganho de qualidade também”, conta Isabela. 

Como é o recrutamento das empresas?

Na Americanas S.A. o processo tem integração com a Gupy. O candidato entra no site da Gupy e quando inicia o teste, ele é redirecionado, por meio de uma API, para o TAQE, onde responde às questões. Quando termina, ele clica em finalizar e a Americanas recebe o resultado do teste do candidato.

“Sobre os resultados, essa digitalização melhorou em 80% a taxa de desistência, pois muitos abandonavam o processo no meio. O intuito é melhorar a experiência do candidato, mas também do recrutador”, explica Isabela. 

Já no Hospital Albert Einstein, o recrutamento está na fase de digitalização e descentralização. Quando conseguirem concluir, vai representar mais ou menos 25% das vagas trabalhadas em seleção. No ano passado (2020) o Hospital contratou 7.132 posições e esse ano, de janeiro a outubro, contrataram pessoas para 7.097 vagas.

“Tudo isso só é possível porque a gente tem tecnologia entrando para nos ajudar. A gente quase não mexeu na estrutura de equipe porque tivemos grandes otimizações de processos, que deu maior agilidade”, explica Taise. Ela ainda complementa que com a implementação de tecnologia eles conseguiram diminuir o tempo médio de um processo seletivo de 26 para 16 dias – um ganho de 70%. 

O ESPRO passou por uma inversão de fluxo. “Antes era a gente que entrava em contato com o candidato. Chegávamos a falar com 20, 30 pessoas para uma vaga e muitas vezes sem sucesso. Hoje, o candidato é mais autônomo na plataforma e se inscreve na vaga”, conta Poliana. 

A tecnologia está beneficiando muitas áreas e com o RH não poderia ser diferente. 

Ele não vai deixar de ser tech, mas precisa crescer e aprender mais sobre inovação – e a integração de plataformas é um exemplo disso. 

A área de recursos humanos não é uma área que vai morrer, mas sim se transformar. Ela precisa ser mais ativa, mais personalizada, mais consultiva para conseguir apoiar as empresas no crescimento.