Os bancos de dados de candidatos são ferramentas excelentes para reduzir o tempo de contratação e o custo por contratação, encontrar candidatos mais qualificados e otimizar a eficiência organizacional.

Se você deseja implementar um no mundo real, este artigo discutirá como você pode construir e manter um banco de dados de candidatos do zero – tanto para empresas quanto para agências – junto com muitas dicas e exemplos do mundo real.

O que é um banco de dados de candidatos?

Os bancos de dados de candidatos são ferramentas para armazenar informações de um candidato, como detalhes de contato, currículo, notas, etc., e para ajudar a construir um relacionamento com eles e contratá-los posteriormente para diferentes funções. 

Você pode usar dois tipos de bancos de dados:

• Bancos de dados integrados: você pode visualizar e gerenciar as informações dos candidatos ao publicar uma vaga em uma plataforma como o LinkedIn. Esses são pequenos bancos de dados de candidatos específicos para esses aplicativos.
• Bancos de dados centralizados: um banco de dados centralizado compila candidatos de múltiplas fontes, como inscrições de entrada, referências, eventos offline, etc. Grandes empresas e agências de recrutamento usam essas soluções.

Os bancos de dados centralizados são mais caros, mas vêm com funcionalidades muito mais avançadas do que os bancos de dados integrados, como recursos de pesquisa, histórico de comunicação, visibilidade do funil de contratação, higiene automatizada de dados e integrações com outros aplicativos. Porém, o mais importante é como você usa o banco de dados. 

De acordo com Kirsi Maharaj, líder de pessoas e cultura e consultora de recrutamento, existem duas abordagens para usar bancos de dados de candidatos:

• Transacional: você adiciona todos os candidatos a empregos ao seu banco de dados.
• Construção de relacionamento: você escolhe quem vai para o banco de dados e, em seguida, constrói relacionamentos de longo prazo com eles. As agências de recrutamento geralmente usam essa abordagem. 

Benefícios de um banco de dados de candidatos

Agora que você sabe “o quê”, vamos explorar “por que” você precisa de um banco de dados candidato.

A primeira vantagem é que pode tornar a busca muito mais fácil.

Procurar candidatos pode ser um processo frustrante e demorado, e entrar em contato com alguém frio é sempre mais complicado do que alguém que já sabe da sua existência.

Portanto, ter um banco de dados de candidatos sobre os quais você já tem informações e com os quais têm algum relacionamento é algo óbvio.

Pode ser que alguém tenha feito o seu processo de contratação, mas, por alguma razão, não tenha entrado naquela época. Talvez eles não tivessem experiência em determinada área e alguém fosse mais qualificado.

Bem, você ainda tem muitas informações sobre eles e esperamos ter proporcionado uma ótima experiência para que, quando surgir uma função adequada no futuro, você possa entrar em contato novamente.

A segunda vantagem, é intimamente relacionada, é que economiza recursos em geral, pois você não gastará tanto tempo na busca e diminui a dependência de outros custos, como agências de recrutamento, quadros de empregos e LinkedIn.

Outra vantagem é que você pode usar as informações do seu banco de dados de candidatos para aprimorar seu processo de recrutamento.

Gaurav Bhardwaj, líder de recrutamento da Innovaccer, acredita que: “os bancos de dados de candidatos são ótimas fontes para análises e relatórios ricos. Você pode ajustar seu processo de recrutamento de acordo. Por exemplo, você pode identificar fontes que levam aos candidatos da mais alta qualidade e replicá-los enquanto reduz o restante”.

Como construir e gerenciar um banco de dados de candidatos

Antes de entrarmos no âmago da construção de um banco de dados de candidatos, devemos explorar um tópico que deveria ser mais discutido: construir um case de negócios para um banco de dados de candidatos.

Você sabe que sua organização precisa investir em um banco de dados. Mas isso não acontecerá a menos que você comunique isso aos seus executivos. E a única linguagem que eles entendem são os números!

Em sua empresa anterior, Kirsi observa que eles gastaram mais de US$ 150 mil em taxas de recrutamento. Se eles realocassem isso para um banco de dados, reduziriam sua dependência do LinkedIn, agências, etc., e notariam uma melhoria nos KPIs essenciais.

Vamos supor que seu CEO aprovou o investimento em um sofisticado sistema de banco de dados de candidatos! Tudo bem, vamos construir nosso banco de dados agora!

Etapa um: descobrir quais ferramentas usar

Os bancos de dados candidatos podem variar de extremamente simples a incrivelmente complexos. Existem várias maneiras de implementá-los.

Há diversos sistemas de rastreamento de candidatos (ATS) para publicar vagas, obter inscrições e armazenar dados de candidatos em potencial.

Há também uma variedade de CRMs de recrutamento e software de banco de dados de candidatos que fornecem um serviço semelhante e irão ajudá-lo com seu marketing de recrutamento.

Se o orçamento estiver realmente apertado, você pode considerar usar uma Planilha Google como banco de dados de candidatos, mas não é muito recomendado. É demorado para usar em grande escala, você precisa de um software de automação separado e ele não possui as ferramentas de suporte fornecidas com o software de recrutamento dedicado.

Etapa dois: coletar dados de candidatos

Você pode adicionar dados de candidatos ao seu banco de dados de várias fontes. Formulários de emprego, referências, divulgação, currículos de agências, quadros de empregos, etc., são alguns dos mais populares.

À medida que alguém avança em seu processo de contratação, mais informações você terá sobre ele, portanto, certifique-se de que sejam capturadas e armazenadas corretamente. 

Uma dica “secreta” para conseguir candidatos passivos é criar “candidaturas abertas” no site de carreiras da empresa. Dessa forma, as pessoas podem enviar suas informações mesmo que não haja vagas em aberto, e elas podem entrar no seu banco de dados.

Etapa três: higiene de dados

A higiene dos dados é um fator crítico na utilização do banco de dados de recrutamento. Ter muitos dados ou dados mal gerenciados tornará mais difícil encontrar os candidatos certos e extrair insights.

Primeiro, defina critérios rígidos sobre quem pode entrar no seu banco de dados. Por exemplo, só podem entrar na base de dados novos candidatos que cumpram todos os requisitos especificados no posto de trabalho, ou apenas aqueles que tenham feito um projeto experimental, etc.

Em seguida, você deve garantir periodicamente que todos os campos estejam preenchidos e que o tipo de dados correto esteja presente. Além disso, certifique-se de que os currículos e informações de contato do candidato estejam atualizados.

Treinar as pessoas em sua organização para fazer isso é essencial, pois você usa os campos e dados do seu banco de dados para rastreamento e relatórios.

Por fim, é uma boa ideia marcar os candidatos com base em suas habilidades ou outros atributos para facilitar a realização de consultas booleanas (perguntas de sim/não) e pesquisas avançadas posteriormente.

Etapa quatro: permanecer em conformidade

O tratamento de dados do usuário é um tópico muito delicado. Isso pode levar a multas pesadas se for feito de maneira errada.

Você deve sempre obter o consentimento dos candidatos antes de adicionar seus dados, fornecer uma opção para remover suas informações sob demanda e excluir suas informações com base nas leis.

Etapa cinco: envolver regularmente os candidatos 

Envolver-se regularmente com os candidatos de maneira adequada é a melhor maneira de construir relacionamentos com eles. Aqui estão alguns métodos que você pode usar:

• Adicione-os aos boletins informativos da empresa e compartilhe mensagens relevantes, como atualizações da empresa, histórias de funcionários, etc.
• Hospede eventos presenciais e webinars
• Pesquisas em todo o processo de inscrição para mantê-los engajados e coletar dados
• Participar de ligações de networking com os candidatos mais promissores (especialmente os de nível sênior)

Você também pode entrar em contato com os candidatos a cada 6 a 12 meses usando o LGPD como desculpa.

Empacotando

Um banco de dados de candidatos é uma parte essencial da pilha de contratações. E a melhor parte é que construir um é muito fácil e há muitas ferramentas para ajudar.

Lembre-se de que apenas ter um banco de dados não é suficiente. O que importa é como você o usa. É uma ótima ferramenta para tornar seu trabalho menos estressante e melhorar os KPIs.

Texto traduzido da People Managing People