Fornecer uma experiência abrangente de integração de funcionários é algo que muitas organizações negligenciam. De acordo com a Gallup, apenas 12% dos funcionários afirmam que a sua organização é excelente na integração de novos colaboradores.

Nós entendemos, as pessoas estão ocupadas e há muitos projetos acontecendo ao mesmo tempo.

Como você pode lidar com o processo de integração da maneira mais eficiente possível no menor tempo possível e ajudar seus novos funcionários a começar da melhor maneira possível?

Resposta: integração automatizada.

Neste artigo, compartilhamos como agilizar a integração de novos contratados, eliminando algumas tarefas repetitivas do RH e dos gerentes. Um processo de integração automatizado fará com que seus novos funcionários se sintam bem-vindos, integrados e preparados para começar a trabalhar imediatamente.

O que é integração automatizada?

A integração automatizada é o processo de integração de funcionários com o suporte de software de automação. Essas plataformas automatizam os fluxos de trabalho de integração de funcionários nas organizações. Tecnicamente, eles acionam ações predefinidas de acordo com possíveis eventos nos sistemas da empresa.

Eles notificam o RH, os gerentes ou os recém-chegados sobre quaisquer tarefas de integração que precisam ser concluídas ou executadas em seu nome. Outras vezes, o software automatizado de integração de funcionários solicita aplicativos integrados para alterar dados.

Vamos ser específicos com alguns exemplos de tarefas de integração que o software pode automatizar.

• Conceda acesso a aplicativos e solicite equipamentos necessários aos novos contratados
• Agende reuniões de orientação
• Peça às pessoas certas para revisar e assinar os documentos de integração
• Estabeleça a conexão entre novos funcionários e seus amigos
• Distribua pesquisas de feedback sobre o processo de integração

Antes de nos aprofundarmos no porquê da integração automatizada, é bom recapitularmos por que isso é um problema.

3 desvantagens da integração manual de funcionários

Se você não faz isso há algum tempo, mas está se preparando para um tsunami de novas contratações que se aproxima, é isso que você deve evitar:

1. Menor eficiência

Um processo de integração manual consome tempo para todos os envolvidos. Do pessoal de RH às equipes e gerentes de suporte de TI, preencher a lista de verificação de integração para cada nova contratação leva tempo.

Além disso, quando você está tão envolvido em projetos de alta receita, a integração de funcionários não é uma prioridade. E colocar muito esforço para personalizar a experiência de integração para os recém-chegados é proibido.

Tradicionalmente, os processos manuais também são complicados para empresas menos maduras e com pessoal limitado. Por exemplo, documentar os dados dos funcionários e atribuir tarefas de integração ocupa muito do seu tempo.

2. Redução do entusiasmo por novas contratações

Se os novos funcionários passarem o primeiro dia ou semana tentando obter acesso a aplicativos, perseguindo documentos em todos os sistemas corporativos e pedindo ao gerente que repasse as expectativas da função, você terá um problema.

Veja bem, os recrutas ganham impulso com o novo emprego. E se você está tentando construir manualmente uma experiência de integração motivadora, pode estar sacrificando a personalização pela velocidade, o que acaba com o entusiasmo dos recém-chegados.

3. Mais erros humanos

As tarefas de integração manual estão sujeitas a erros. Por exemplo, a equipe de RH pode se atrasar para coletar e salvar todas as informações necessárias dos funcionários para folha de pagamento e benefícios. Ou podem esquecer de armazenar esses dados em todos os locais necessários ou até mesmo onde os armazenam.

Felizmente, o software de automação pode lidar com essas entradas de dados propensas a erros e outras tarefas administrativas para você.

4 maneiras de automatizar seu processo de integração

Se você está se perguntando sobre as etapas que deve seguir para automatizar seu processo de integração manual, nós ajudamos você. Vamos falar sobre como fazer a integração automatizada.

1. Defina tarefas de pré-integração

Você costuma fazer algumas coisas antes da data de início dos novos funcionários, certo? Mas a automação de integração de funcionários pode ajudá-lo tremendamente nisso. Basta seguir os próximos passos.

A primeira consiste em listar as tarefas de pré-onboarding que você costuma realizar, como:

• Criando o perfil do funcionário em seu sistema de informação de recursos humanos (HRIS)
• Enviar ao novo contratado um e-mail de boas-vindas e um formulário para coletar informações como tamanhos de roupas para que você possa preparar um pacote de boas-vindas
• Adicionando um novo usuário à sua plataforma de gerenciamento de identidade
• Configurando a conta do recém-chegado em seu sistema de gerenciamento de serviços de TI
• Informar as principais partes interessadas sobre os detalhes do recruta
• Adicionar o novo funcionário aos canais apropriados em sua plataforma de mensagens comerciais
• Pedir ao seu gerente para indicar os aplicativos que eles precisam acessar para realizar seu trabalho (além do nível de acesso)
• Notificar a equipe de suporte de TI para verificar as licenças disponíveis e conceder acesso
• Alertar o gerente e os colegas de equipe do recém-chegado para reservar tempo em suas agendas para chamadas de apresentação

Neste ponto do processo de integração, você se prepara para o primeiro dia dos recrutas. Isso significa que você está um passo mais perto de ter uma nova força de trabalho produtiva 

2. Padronize as etapas de orientação

Durante a orientação, recomendamos que você:

• Agende uma reunião de orientação com os novos contratados no primeiro dia e convide-os
• Conecte os recrutas entre si
• Peça-lhes que conheçam os membros da equipe

Mas, em um processo de integração automatizado, você não precisa fazer tudo isso manualmente. Existe um software de automação para ajudá-lo.

Você só precisa saber exatamente quais são as etapas do seu fluxo de trabalho de orientação para poder configurar posteriormente a solução de software correta para segui-las. É assim que você acelera o processo e obtém consistência, executando exatamente as mesmas etapas sempre que integra um recém-chegado.

Por exemplo, estabeleça que o fluxo de trabalho de orientação inclua a adição de cada novo funcionário a um canal de comunicação empresarial para recrutadores.

3. Estruture o fluxo de trabalho de integração

Até agora, discutimos o fluxo de trabalho de orientação, mas a integração dos funcionários não para por aí. O processo inclui outros fluxos de trabalho, como: 

• Fluxos de trabalho de documentação (com concessão de acesso)
• Fluxos de trabalho de treinamento (com questionários de avaliação)
• Fluxos de trabalho de acompanhamento de progresso (com check-ins regulares)
• Fluxos de trabalho de feedback (com pesquisas de satisfação)

Mas antes de mais nada, você deve criar um processo claro que padronize ao máximo a experiência de integração. Nosso conselho é que você desenvolva um plano de 30-60-90 dias.

Se você não sabe o que é ou como fazer, confira nosso guia sobre como escrever um plano de 30-60-90 dias para a integração da sua organização (com um modelo).

Agora, você já criou seu plano de integração de 30-60-90 dias? OK. Depois, o próximo passo é definir, em cada etapa do plano, quais: 

• Pastas de documentação e documentos aos quais novos funcionários precisam acessar
• Cursos ou unidades de treinamento devem ser concluídos
• Eles devem comparecer às reuniões de check-in
• Pesquisas de satisfação devem receber e preencher

E você está pronto para automatizar as tarefas de integração que acabou de estruturar e delinear.

4. Invista nas ferramentas adequadas

Considere as etapas e o cronograma do seu plano de 30-60-90 dias, além das funções envolvidas em cada etapa. Eles são a entrada necessária para configurar o software automatizado de integração de funcionários para executar os fluxos de trabalho que você acabou de definir.

Bem, na verdade, você precisa de uma pilha de ferramentas adequada com recursos de integração automatizados. Em outras palavras, você precisa:

• Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS)
• Uma solução de software de assinatura eletrônica
• Um SIRH
• Um sistema de gerenciamento de aprendizagem (LMS)
• Um aplicativo criador de formulários online
• Um aplicativo de armazenamento em nuvem
• Uma plataforma de comunicação empresarial
• Uma solução de software de automação de fluxo de trabalho que integrará todos os aplicativos acima

Você pode descobrir que alguns sistemas já estão integrados ou integrados entre si. Por exemplo, alguns HRISs possuem software de assinatura eletrônica integrado e alguns LMSs se integram a plataformas de comunicação empresarial.

Cabe a você avaliar se precisa de uma pilha de ferramentas totalmente nova ou apenas encontrar soluções que se integrem às que você já possui. Você também deve avaliar o que é melhor adquirir: plataformas com o máximo de funcionalidades integradas possíveis ou sistemas separados.

Independentemente do que você decidir, estes são exemplos do que uma plataforma de automação de fluxo de trabalho pode fazer por você (automaticamente):

• Acione o fluxo de trabalho de pré-integração assim que você marcar um candidato como contratado no ATS
• Peça ao seu software de assinatura eletrônica para
  • Envie contratos de funcionários para revisão e assinatura por todas as partes necessárias em uma ordem predefinida
  • Lembre essas partes dos prazos
  • Notifique-os sobre assinaturas coletadas em tempo real

• Encaminhe os contratos assinados para seu aplicativo de armazenamento em nuvem
• Instruir o HRIS a enviar formulários on-line para novas contratações para coleta de seus dados
• Solicite à sua plataforma de comunicação empresarial
  • Adicione recém-chegados a um canal de integração
  • Apresente-os aos seus respectivos amigos de integração
  • Sugira aos recrutas que confiram os vídeos corporativos, os livros de políticas e procedimentos, a documentação de benefícios dos funcionários e os organogramas no aplicativo de armazenamento em nuvem
• Comunique-se com seu LMS para
  • Inscrever novos funcionários nos caminhos de aprendizagem relevantes
  • Compartilhe links para os cursos ou unidades de treinamento apropriados quando chegar a hora certa
  • Notificar os colegas de integração correspondentes sobre o progresso dos recém-chegados no programa de treinamento de integração

Além disso, o software de automação de fluxo de trabalho elimina essas tarefas do seu prato:

• Atribua à equipe de suporte de TI tarefas de integração
• Atribua amigos de integração a cada nova contratação
• Notifique esses amigos sobre a tarefa
• Agende a reunião de orientação, reuniões de integração com a equipe e check-ins regulares com os recém-chegados nos calendários dos envolvidos
• Envie lembretes oportunos para essas pessoas

Ter um software ajuda, e muito, a sua equipe a trabalhar e automatizar processos. Considere implementar na sua empresa. 

Texto traduzido da People Managing People