Processo de recrutamento e seleção: Guia completo

Engana-se quem pensa que a contratação de um novo colaborador é algo simples, fácil, rápido e assertivo. Até pode ser, mas irá requerer um bom planejamento, alinhamento de ideias e uma equipe experiente, além de contar com um pouco de sorte.

Sabemos que não é simples encontrar o candidato certo, existem variáveis gigantes que podem pôr tudo a perder. Mas o trabalho deve ser feito da melhor maneira possível. Mas como?

Primeiro, vamos entender o que é o processo de recrutamento e o que é a seleção, sim, são duas coisas diferentes, mas que se completam. Por isso, se acomode, venha entender tudo e mais um pouco em nosso guia de recrutamento e seleção.

O que é um processo de recrutamento e seleção?

Processo de recrutamento e seleção é a forma de escolher candidatos para determinada vaga de emprego. Por ela, a empresa avaliará uma série de entrevistados para escolher quem estará apto a fazer parte do quadro de funcionários.

Nesse processo, o profissional de RH avaliará os candidatos nos quesitos de competência, experiência e adequação à cultura da empresa.  Mas engana-se quem acha que recrutamento e seleção é a mesma coisa. E olha que tem muita gente que acha isso, mas abordaremos a seguir as diferenças:

Recrutamento

É a forma de atrair profissionais para a vaga que está em aberto. Para isso, o departamento poderá divulgar via redes sociais, e-mail ou sites especializados em vagas de emprego.

Além disso, o recrutamento possui duas formas: o externo, onde alguém de fora da empresa concorrerá pela vaga. E o interno, onde dentro do quadro de funcionários, alguém apto ao cargo será escolhido, podendo seguir as questões de promoção, oportunidade e carreira.

Seleção

Após juntar os currículos, enfim, ocorre a triagem, que servirá para selecionar, testar e avaliar todos os candidatos escolhidos. É importante ressaltar que a avaliação é muito subjetiva, dependendo da vaga, empresa, momento e até do recrutador, não sendo um resultado definitivo e determinante sobre a capacidade de uma pessoa.

Por aqui, ocorrerão os testes, entrevistas, provas de conhecimento específico e outras formas, que terão como objetivo principal selecionar o candidato apto para a vaga.

Mas no final, o recrutamento e seleção precisam estar em total harmonia. Se durante o recrutamento forem selecionados bons profissionais, a seleção terá menos trabalho, ganhando mais tempo e sendo muito mais assertiva na hora da definição do escolhido.

Qual a sua importância?

Vamos imaginar um cenário: a empresa X precisa de um profissional com as competências, experiência, conhecimento e aptidão A, B e C. Além de ser um colaborador engajado e adequado às culturas da empresa. Vamos imaginar, dentro dessa cultura, que a nossa fictícia empresa exija o uso de camisas azuis, como uniforme.

Ok, cenário criado. Ocorre então o recrutamento e a seleção de candidatos à vaga. Após todos os testes e avaliações, o candidato Y é escolhido. Mas nosso personagem possui as competências, experiência, conhecimento e aptidão D, E e F. Para finalizar, não é um profissional que se adapta bem ao uso de padrões de roupas.

Simulando essa situação, é muito provável que esse colaborador acabe não dando certo na empresa. Pedindo ou sendo mandado embora, por diversos motivos.

O quão problemático essa falha no recrutamento e seleção pode apresentar? Ocorreu uma energia, tempo e dinheiro desnecessários. Isso tudo poderia ser evitado com um bom planejamento. E quando dizemos planejamento, estamos dizendo bem do começo mesmo, onde a empresa precisa ter uma cultura organizacional bem definida, tema esse já abordado em nosso blog também.

Organizando tudo da forma certa e entendendo a necessidade de uma contratação, junto da especificação dessa vaga, o processo de recrutamento e seleção terá a importância certa, e o resultado desejado.

Quais os benefícios?

Como já visto no tópico anterior, daremos continuidade a nossa simulação. Então, o colaborador Y, que passou por todo o processo de recrutamento e seleção, e que não deu certo na empresa sendo demitido ou por vontade própria pedindo para sair, gerou gastos de energia, tempo e dinheiro. Mas por quê?

Nosso personagem entra nas questões do turnover. Com a sua saída, um novo processo deverá ser iniciado. Mas como o outro não deu certo, haverá tratativas para entender o que ocorreu. Em seguida, caso não haja colaboradores no banco de talentos, um novo processo se iniciará.

Vamos imaginar que uma empresa abre uma vaga de emprego, existem duas situações aqui: ou há a necessidade de ter um colaborador para essa vaga ou um algum profissional saiu e a deixou em aberto. 

Se temos essa vaga em aberto, temos uma linha de produção prejudicada. Pois falta alguém a exercendo. O que sobrecarregará os atuais colaboradores e complicará os ganhos.

Um novo empregado precisa suprir essa vaga. Mas os processos de sua chegada demandam tempo. Tempo esse que precisa da harmonia do recrutamento e seleção (vide tópico “Qual a sua importância?”).

Resumindo, um bom recrutamento e seleção irá gerar bons funcionários. Se desde o início o nosso personagem Y tivesse todas as especificações da vaga, nenhum desses ciclos negativos aconteceriam. A produção estaria como deve estar, sem as dores de cabeça de um turnover, redução de gastos e valorização da cultura organizacional, por exemplo. 

Como funciona o processo de recrutamento?

Primeiro, o setor de R&S (recrutamento e seleção) precisa receber com detalhes específicos qual a vaga e as qualidades que os candidatos precisam ter. O motivo já foi bem abordado em tópicos anteriores.

Com essas informações, a equipe buscará atrair os candidatos. Nessa questão, entra bastante o tema sobre “o quão bom é vir trabalhar na minha empresa?” Esse tipo de informação é interessante entender, pois uma empresa onde é conhecida por ser “ruim de se trabalhar”, tende a afastar os bons profissionais. Esse tipo de informação impacta diretamente na imagem da marca.

Voltando ao recrutamento, a divulgação será a principal estratégia do recrutador, que usará para alcançar mais pessoas o uso de e-mails, sites especializados e até mesmo de redes sociais, grande aliada nesse momento.

No início deste artigo, é citado os recrutamentos internos (contratação de colaboradores dentro da empresa, mas que exercem funções diferentes das exigidas pela vaga) e externo (quando são candidatos de fora). Mas ainda existem outras opções, como a mista, que une tanto candidatos de dentro e fora da empresa e o EAD, que se intensificou em tempos de pandemia. 

Ainda podemos citar o às cegas, que visa fazer, principalmente na parte de triagem, uma seleção sem especificar ou se preocupar com idade, gênero ou raça, por exemplo.

Quais as etapas de um processo de seleção

Chegou aquele bolo de currículos sem fim entregue pelos responsáveis pelo recrutamento. E agora? O que faremos com tudo isso? Triagem!

A triagem de currículos é algo manual, mas hoje em dia já temos como automatizar isso através de filtragem com softwares.

É aqui que saberemos se os candidatos possuem as qualidades A, B e C ou D, E e F, lembra? Enfim, com um recrutamento bem desenvolvido a triagem será bem tranquila. Do contrário, é um passo de extrema importância para evitar dores de cabeça futuras.  

Hora de pegar o telefone! Após escolher os currículos ideias, vamos ligar e ver a disponibilidade dos candidatos para a vaga e os testes que estão por vir.

Testes esses que chamaremos de dinâmicas. Essas atividades fazem parte da avaliação, podendo medir questões comportamentais, com o trabalho em grupo, o trabalho sobre pressão e a lógica, se o candidato é mais operacional ou estratégico.

Haverá uma entrevista, que pode ser feita antes das dinâmicas, ou depois, dependendo da empresa. Essa conversa será uma avaliação mais detalhada, pois terá requisitos individuais importantes.

Para finalizar o processo de qualificação, teremos os testes de conhecimento, onde situações reais do trabalho serão simuladas, para se ter uma ideia melhor de quem já está preparado.

Agora, é hora da proposta. A empresa e o candidato entrarão em acordo sobre a vaga e outras informações, que deverão estar impostas no descritivo e nas conversas anteriores. Mas deverá ocorrer essa formalidade.

Por fim, a entrega de documentos e assinatura de contrato. Agora, o candidato passará nos processos de adequação e integração na empresa. Mas vale um adendo: Feedbacks. Aos que não passaram, o profissional do RH pode ter um compromisso de dar as dicas do que pode ser melhorado. Como um dever na gestão de pessoas e de estar a auxiliar, principalmente nas questões de desenvolvimento.

Quem são os profissionais envolvidos no processo de recrutamento e seleção?

Aqui depende muito do tamanho da empresa. Talvez, um funcionário só acabe fazendo todo o processo de recrutamento e seleção. Mas claro, de uma forma mais simples e rápida.

Mas temos o poder de imaginar e simular situações. Como seria em uma grande empresa? Bom, temos uma lista de colaboradores especializados para cada momento do passo a passo.

Vamos lá:

No primeiro passo, que é o recrutamento, vamos precisar de um… recrutador. É ele que fará todo o processo de montar a vaga e a divulgar, atraindo os futuros candidatos.

Mas quem define essas qualidades para a vaga? Em empresas pequenas, tanto o chefe, quanto os gestores, poderão ter essa tarefa. Nas grandes, é comum ter o Business Partner, um verdadeiro consultor, que estará próximo da diretoria, orientando essa questão.

Chegando na seleção, o responsável pela triagem será o analista, que além de selecionar os currículos, também marcará as entrevistas. Já nas entrevistas e dinâmicas, é importante a avaliação e acompanhamento de psicólogo, que auxiliará na escolha do melhor candidato, além de notar possíveis complicações, como desvio de conduta, por exemplo.

Como executar um bom processo de recrutamento e seleção de ponta a ponta?

Hora de reforçar as informações. Você já entendeu o que é o recrutamento e seleção, já sabe os profissionais envolvidos e os benefícios e importância dessa ação para a empresa. Mas ainda está com dúvida de como realizá-lo?

Passo 1:

O primeiro passo fundamental para se fazer um processo de recrutamento bom, é o planejamento. Então lembre-se: entenda as necessidades da sua empresa, trace um perfil completo do que deseja e elabore as condições de uma vaga com detalhes.

Passo 2:

Esses detalhes servirão para a elaboração e divulgação da vaga, onde o recrutador buscará atrair potenciais candidatos às vagas.  

Passo 3:

A triagem definirá em meio ao bolo de currículos quem pode ser uma boa opção, além de realizar as ligações e marcar a presença de cada candidato para as provas a serem realizadas.

Passo 4:

Aqui podemos inverter, de acordo com o que for definido. A empresa pode marcar um simples bate papo com o candidato, que já poderá servir como avaliação definitiva ou poderá organizar atividades em grupo ou individual, como teste a todos.

Passo 5:

Enfim chegamos na parte boa: a contratação. Óbvio, que é necessário o entendimento da vaga com um todo, como salários, horário, regras e outras questões. A entrega de documentos e exames também será necessária.  

Passo 6:

Por fim, a integração, onde o funcionário novo será apresentado a empresa, aos colegas de trabalho e seus gestores. Um colaborador bem recebido iniciará com mais vontade e com conforto, ideal para o início que tende sempre ser mais difícil.

Quais as técnicas de recrutamento e seleção mais usadas

O grande sucesso de todo esse processo é a contratação. Como toda grande ação, existem atalhos e técnicas que estão prontas para auxiliar e potencializar os resultados. Entre eles, podemos citar:

Seleção interna

A seleção interna é uma boa opção, pois gera benefícios importantes. Por exemplo: abre-se uma vaga no departamento administrativo. Para essa vaga, exige uma formação X. Vamos imaginar que nos setores mais operacionais, haja um colaborador formado ou prestes a ter essa formação X.

É muito mais fácil, rápido e barato a empresa dar a oportunidade a esse colaborador de mostrar que é capaz de assumir essa vaga, pois estudou para isso.

Outro detalhe interessante é o da oportunidade. Os demais membros do quadro de funcionários, poderão notar que a empresa está a dar oportunidades de crescimento. Isso é um fator fundamental para a motivação e empenho de buscar a melhora.

Banco de currículos

Toda empresa mantém um banco de currículos. Esses currículos são de candidatos que não passaram nas avaliações, mas chegaram perto, possuindo algum potencial. Mas também apresenta CV ‘s de pessoas que mandaram aleatoriamente, onde o RH julgou interessante guardar.

Esse método apresenta agilidade como benefício, pois provavelmente haverá algum perfil que se encaixe na vaga solicitada. Cabe também ao setor ter os insiders corretos de atualizar o banco com novos currículos.

Mas atenção: essa técnica possui um problema, que é a constante atualização. Talvez aquelas informações de um candidato bom tenham sido atualizadas, como ele pode ter já arrumado um emprego, mudado de país, telefone, endereço… Enfim.

Contato com faculdades

Essa técnica visa a quem deseja contratar jovens aprendizes, estagiários ou colaboradores com pouco ou nenhuma experiência, visando o desenvolvimento. Ainda falando sobre o banco de currículos, aqui poderá ser uma boa fonte para atualização, monitorando futuros talentos.

Arquivos sindicatos

Seguindo a mesma linha do anterior, mas para empresas que desejam mais experiências ou qualidades específicas, além de profissionais que estão querendo se realocar no mercado de trabalho, os sindicatos poderão ser uma boa opção.

Redes Sociais

Foi se os tempos de anúncios e vagas em jornais, com cenas clássicas do cinema onde durante um café da manhã, o cidadão à procura de emprego faz um círculo na vaga que tentará conquistar.

Século 21, e as redes sociais estão aí, como mecanismo de divulgação em massa para quem sabe utilizá-la. E melhor! Há redes específicas para informações profissionais. E não raro, encontrar profissionais de RH que apostam exclusivamente nas informações coletadas via redes sociais.

Como saber que estou no caminho certo?

Para sabermos se tudo está ocorrendo como deveria, levantaremos quatro pontos que devem ser analisados:

1 – Resultados da vaga:

Ao criar uma vaga e informar as necessidades, além de escolher os canais de divulgação, é interessante analisar o número de currículos enviados, para termos uma ideia do sucesso desse passo. Claro que devemos levar em consideração a complexidade e exigências da vaga.

2 – Tempo de contratação:

Interessante analisar as vagas fechadas e comparar com as datas envolvidas: a de criação da vaga e de fechamento dela. Entender o tempo que se levou e tomou para cumprir essa demanda.

3 – Custo de contratação:

Aqui mexe no bolso, devemos estar atentos. Durante todo o processo envolvendo o recrutamento e seleção até a contratação, quanto de energia foi envolvido e gasto disso tudo?

4 – Rotatividade:

Colaborador saiu? Quanto tempo estava na empresa? Estabeleça um tempo e entenda a rotatividade que está sendo gerada.

Pronto, com as respostas dessas 4 questões, pode ser elaborada uma estratégia. Vamos imaginar: 250 envios de currículos foram feitos para a vaga. A triagem selecionou 60. Duas pessoas foram contratadas em cerca de 3 semanas. Ambas saíram em pouco menos de 3 meses.

Houve uma energia, tempo e dinheiro gastos nesse processo. É necessário analisar cada ponto e detalhe que envolva uma decisão tomada, abordar as condições e alinhar o processo para evitar futuros problemas.

Como automatizar o processo de recrutamento e seleção?

O resultado ideal para o recrutamento e seleção sempre será a melhor contratação. Hoje, tudo que existe no mercado é válido apostar em busca desse objetivo. E uma dessas tendências, é a de automatização.

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