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Como calcular e reduzir o custo de contratação

Não é nenhuma novidade para as empresas que um funcionário gera altos custos em uma contratação. Muitos desses custos são oriundos das leis trabalhistas que temos no nosso país e não há formas de driblarmos isso. Contudo, há um custo específico na contratação que podemos mitigar. Não entendeu do que estamos falando? Estamos falando sobre os custos da má contratação.

Quem não contratar certo da primeira vez, terá que contratar novamente e isso não tem outro resultado, é sempre prejuízo.

Mas, antes, vamos falar brevemente sobre os custos de contratação para que você consiga, ao final deste conteúdo, ter uma visão bastante detalhada sobre o assunto.

Por que é importante saber quais são os custos de contratação

Você sabia que um funcionário do Brasil custa para a empresa, em média 74% a mais do que o salário bruto pago? Isso acontece porque a empresa precisa pagar encargos trabalhistas e tributários. Para termos uma comparação simples, nos EUA, o custo gira em torno de 14% a mais sobre a folha de pagamento.

Quando os recrutadores e profissionais de RH não conhecem detalhadamente todos os gastos envolvidos, afetam diretamente na lucratividade e nos investimentos da empresa. Um profissional com salário de R$ 2 mil custa, na verdade, sem contar os benefícios, em média R$ 3.500.

Esses custos adicionais incluem contribuições sociais como INSS e FGTS, encargos trabalhistas como repouso remunerado, 13º salário, seguro contra acidentes de trabalho, licença maternidade e paternidade.

O Departamento Intersindical de Estatística e Estudos Socioeconômicos divulgou que os encargos trabalhistas no Brasil giram em torno de 32% do salário do funcionário. Ou seja, a cada R$100 que o funcionário recebe, a empresa ainda paga R$32 para o governo. Enquanto nos Estados Unidos, são pagos apenas R$ 14.

Esses são os custos por lei, não há como mudarmos essa realidade neste momento. Porém, vamos falar agora sobre aqueles custos que as empresas têm, mas eles ficam camuflados e muitas vezes não são considerados nos cálculos dos custos da contratação.

Custos que você pode não estar considerando

Vamos direto ao ponto, veja abaixo os principais custos que as empresas ainda têm com o funcionário durante todo o tempo que o funcionário trabalha na empresa.

Custos de recrutamento e seleção

Os custos de contratação já começam antes mesmo da empresa saber qual funcionário irá contratar. Todo o tempo e recurso utilizados na hora de publicar vagas, recrutar candidatos, analisar e triar currículos, agendar testes, entrevistas e fazer reuniões com gerentes de contratação. Tudo isso são custos de contratação. As empresas que não investem em tecnologia e não identificam gargalos no recrutamento e seleção estão perdendo tempo e dinheiro, além de claro, muitas vezes não estarem contratando os talentos certos para as vagas.

Quando isso acontece, a situação fica ainda pior, pois os funcionários ou pedem demissão, ou a empresa percebe que fez uma má contratação e decide demitir o funcionário. Então, o ciclo de contratação se reinicia, gerando novamente os mesmos gastos.

Isso nos leva ao turnover, que já deve ser bastante conhecido para você. Mas, você sabia que o custo do turnover é de 1,5 a 2x o salário anual do funcionário ? Esses custos incluem contratação, integração, treinamento, tempo para o pico de produtividade, perda de engajamento de terceiros devido à alta rotatividade, maiores taxas de erro de negócios e impactos na cultura geral.

Benefícios

As empresas precisam se destacar cada vez mais para atrair os melhores candidatos do mercado. Isso porque há muita concorrência e muitas vezes, principalmente os bons candidatos têm a opção de escolher onde gostariam de trabalhar.

Para se tornar atrativa, a empresa, além de construir e agir conforme a cultura organizacional, adiciona também no pacote de contratação os benefícios. Veja alguns desses benefícios:

  • Vale-alimentação e/ou vale-refeição;
  • Cesta básica;
  • Plano de saúde e/ou odontológico;
  • Previdência privada;
  • Serviços por assinatura;
  • Auxílio-creche;
  • Auxílio Home Office;
  • E a pandemia trouxe a necessidade de benefícios relacionados à saúde mental.

Cada um dos benefícios tem um custo e eles devem sim ser incluídos no custo geral da contratação do funcionário.

Onboarding e treinamento

Seja no processo de onboarding ou em treinamentos ao longo da carreira do profissional enquanto funcionário, sempre haverá custos relacionados à aquisição de conhecimento. A Training Magazine estima que cada funcionário custa em média R$ 4 mil durante o processo de adaptação e o período de treinamento até o nível máximo de produtividade.

Há uma frase atribuída a Henry Ford que diz: “Só há uma coisa pior do que formar colaboradores e eles partirem. É não os treinar e eles permanecerem”.

Ao lermos essa frase, percebemos que os treinamentos têm relação direta com o clima organizacional, a cultura e aos benefícios. Um profissional feliz, que está satisfeito com o trabalho, com a equipe, com os líderes e com o salário e benefícios tem poucas chances de buscar outras oportunidades de emprego.

O treinamento não pode ser deixado de lado, pois se não houver atualização do conhecimento, o profissional não terá ferramentas suficientes para continuar entregando as melhores soluções para a empresa.

Rescisão de contrato

Esses custos não são baixos, principalmente se for uma demissão sem justa causa. Neste caso, é necessário pagar benefícios como: férias vencidas, 13º salário proporcional, multa de 40% do FGTS, aviso prévio.

Além disso, haverá os custos da vaga em aberto. Nos Estados Unidos, por exemplo, calcula-se que uma empresa perde, em média, U$500 a cada dia que a vaga fica em aberto.

Como calcular o custo de contratação

Como falamos anteriormente, há custos fixos e variáveis. As variáveis dependerão dos benefícios que a empresa oferece e da forma como alguns processos internos são conduzidos – onboarding e treinamentos, por exemplo.

Porém, para lhe ajudar com os custos fixos, vamos lhe dar as porcentagens do quanto a empresa pagará além do salário fixo do funcionário. Para isso, vamos dividir a empresa no Simples Nacional ou no Lucro Presumido.

  • Simples Nacional: se a sua empresa se encaixa aqui, além do salário bruto, você deverá arcar com gastos de 53% a mais do salário. Ou seja, se o funcionário recebe um salário bruto de R$ 2 mil, os custos fixos são R$ 1.060. Ou seja, o gasto total com esse funcionário, sem considerar benefícios e treinamentos, é de R$ 3.060.
  • Lucro Presumido: se a sua empresa se enquadra no Lucro presumido, a porcentagem aumenta ainda mais, chegando a 81%. Ou seja, pegando o mesmo exemplo do salário bruto de R$ 2 mil, os gastos fixos chegariam a R$ 1.620. Isso resulta em um total de R$ 3.620 de custos com esse funcionário.

Agora, vamos ver como podemos reduzir alguns custos não obrigatórios.

3 formas de reduzir custos

Já sabemos que os custos trabalhistas não são dribláveis, ou seja, se a empresa precisa contratar um funcionário pelo regime CLT, precisará pagar e ponto. Porém, há algumas formas de reduzir os custos dos quais estão no nosso controle. Veja agora 3 formas.

1. Investir em um processo de onboarding eficiente

As primeiras semanas do novo funcionário são decisivas para garantir uma rampa de produtividade rápida. Por isso, vale a pena investir energia e recursos em um processo de onboarding que seja realmente efetivo.

Quanto mais definido e organizado são os processos internos, mais rapidamente o profissional conseguirá se adaptar à nova rotina de trabalho. Lembre-se que novos funcionários também trazem grandes chances de melhorias, já que trazem diferentes backgrounds e novos olhares para dentro dos processos já existentes.

Treine a equipe e ofereça um espaço confiável para dar sugestões, melhorias e trazer inovações para o dia a dia de trabalho. Planeje um onboarding que engaje, ensine e que ofereça todas as ferramentas que o novo colaborador precisa para iniciar os trabalhos já produzindo e entregando resultados.

2. Forme agentes multiplicadores de conhecimento

Financiar treinamento para uma equipe inteira exige muito mais investimento do que para apenas uma pessoa. Isso pode ser uma ótima forma de oferecer treinamento com um investimento mais baixo.

O segredo está em formar agentes multiplicadores de conhecimento. Ou seja, essa pessoa recebe o treinamento oficial e depois retorna para a empresa para ensinar aos times internos o que foi aprendido.

Essa tarefa, entretanto, não é banal. O agente precisa ter o perfil necessário para entender os conhecimentos técnicos e práticos, e saber, de forma eficiente, repassar essas informações adiante. Ou seja, estamos buscando um profissional que saiba e goste de ensinar e que tenha uma visão geral do negócio para ser capaz de filtrar as informações que são ou não relevantes durante os treinamentos.

3. Foque na qualidade da contratação e use a tecnologia a seu favor

Como mencionamos no início deste conteúdo, o período de recrutamento e seleção nem sempre é considerado como um custo de contratação. Mas, ele é um dos mais importantes e muitas empresas perdem muito dinheiro por não investir em tecnologia na hora de contratar novos colaboradores.

Você sabia que existem plataformas inteligentes de recrutamento e seleção onde os profissionais de RH percorrem toda a jornada de contratação de forma eficiente, rápida e, em muitas etapas automatizada? E as boas notícias não acabam por aí: tudo isso é feito focado no perfil comportamental e na aderência cultural e de valores da empresa.

Imagine que a sua equipe poderá cadastrar vagas em aberto, selecionar os critérios de seleção da vaga, receber as candidaturas e, utilizando inteligência de dados, a plataforma irá cruzar todas as informações necessárias e fornecer um ranking com os candidatos que apresentam mais aderência ao posto de trabalho e à cultura da sua empresa.

Todos os testes são feitos dentro da plataforma, oferecendo também a possibilidades de entrevistas às cegas ou não, por vídeo, que podem ficar gravadas para os recrutadores acessarem novamente durante o processo seletivo.

Quando trazemos essa tecnologia para a visão do candidato, temos também muitas novidades. Toda a jornada de candidatura é personalizável e é feita através de jogos. Isso se chama gamificação, uma metodologia baseada nos games, aplicada na área de recrutamento. Enquanto o candidato percorre a jornada (em forma de jogos), ele vai acumulando pontos e fornecendo informações relevantes para a empresa o conhecer melhor. Depois disso, a inteligência de dados consegue, em poucos segundos, entender se esse candidato é um possível match para a vaga ou não.

Tudo isso de forma online, rápida e automatizada. Imagine a economia de tempo que a sua equipe de recrutamento irá ter sem precisar organizar currículos, triar os melhores candidatos e enviar comunicações solicitando testes e entrevistas? Tudo isso é feito em um só lugar de forma fácil e utilizando uma metodologia que engaja os candidatos.

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