O primeiro contato do recrutador com os candidatos a uma posição na empresa acontece no momento da triagem de currículos. Essa etapa é uma das mais importantes no processo de recrutamento e seleção.

Porém, apesar de sua importância, esse também é um dos maiores desafios enfrentados pelo time de RH. Quando a empresa é conhecida como boa empregadora ou há muitos profissionais em busca de recolocação, o volume de currículos costuma ser muito grande e a dificuldade na triagem é ainda maior.

Situações como essas fazem com que os profissionais de recrutamento e seleção fiquem sobrecarregados. Isso pode significar deixar passar boas oportunidades ou não conseguir escolher os melhores profissionais para as próximas etapas do processo.

Porém, os times de RH podem contar ferramentas para ajudar a aumentar a eficiência no momento da triagem de currículos. É sobre elas e sobre a cadeia de custos da triagem que vamos falar neste artigo. Fique conosco.

O que é e qual a importância da triagem de currículos?

A triagem de currículos é uma das primeiras etapas em um processo de recrutamento e seleção. A empresa passa a receber currículos dos candidatos após fazer o levantamento da função e divulgar a descrição do cargo.

É neste momento que a triagem entra em cena. O recrutador deve analisar quais candidatos aparentemente possuem mais aderência tanto ao cargo quanto à cultura organizacional da empresa.

Neste primeiro momento, as experiências, habilidades, competência e escolaridade são as principais informações avaliadas pelo recrutador. Essa primeira fase é eliminatória, e o profissional precisa estar atento ao perfil estratégico buscado pela empresa.

Porém, se a empresa receber muitos currículos e tiver poucas ferramentas para a análise, essa tende a ser uma tarefa bem difícil. Se o profissional de RH não conseguir fazer uma boa avaliação devido ao volume de currículos, corre o risco de descartar talentos que poderiam melhorar a performance do negócio.

Esta é uma etapa muito importante no processo seletivo, mas se for realizada sem a devida estrutura, pode ser bastante exaustiva e abrir espaço para erros. Os recrutadores precisam de ferramentas que os permitam fazer uma boa análise de cada candidato para que nenhum currículo passe despercebido.

Triagem manual x triagem automática

Existem duas maneiras de se fazer a triagem de currículos: de forma manual ou automática. A maneira manual pode gerar altos custos, e apesar disso, não traz a eficiência necessária ao processo. Entenda como funcionam as duas formas:

Triagem manual

Esse tipo de análise de currículos pode ser feita de diversas maneiras:

• Analisando cada currículo recebido – Quando as empresas fazem a divulgação das vagas pela internet, é comum que recebam diversos currículos em poucos dias, e cada um deles precisa ser analisado individualmente. Mas, qual critério utilizar se a formação escolar dos candidatos é parecida? Como descobrir, analisando apenas o currículo, se o perfil do candidato tem aderência com a vaga?
• Entrevista por telefone – Essa estratégia toma um tempo precioso dos recrutadores, já que é necessário fazer o agendamento e dedicar um período para as ligações. Da mesma maneira, os recrutadores se veem diante de poucos critérios para escolher os melhores candidatos para aquela vaga;
• Dinâmicas coletivas – Nesta etapa, o recrutador pode entender melhor os perfis dos candidatos àquele processo. Mas, e se nenhum candidato com o perfil procurado pela empresa foi selecionado para esta etapa? Se isso acontecer, ou o recrutador irá selecionar o candidato com perfil mais próximo ao exigido pela vaga, ou voltará à triagem dos currículos para fazer o processo seletivo novamente. Porém, as duas opções geram ineficiência. 

Triagem automática

A outra opção para os times de recrutamento e seleção é recorrer à triagem automática. Por meio dela, é possível selecionar critérios claros de triagem de currículos para otimizar esta etapa do processo.

Isso tudo é possível por meio da inteligência de dados e algoritmos. Nesse processo, os candidatos fazem uma trilha de testes e atividades customizados conforme a vaga e a cultura da empresa. Estes testes podem abranger personalidade, português, competências, inglês, conhecimentos gerais e lógica.

O time de seleção pode atribuir pesos para cada critério. Assim, somente os candidatos que se adequam aos critérios personalizados passam a fazer parte de um ranking de afinidade, otimizando e facilitando o processo de seleção de candidatos.

A cadeia de custos da triagem

A falta de eficiência no processo de triagem de currículos gera custos para a empresa. Em primeiro lugar, o tempo investido em um processo de recrutamento e seleção feito manualmente costuma ser muito grande.

Quando o time de RH fica dedicado somente à análise de dados, à realização de contatos, às várias etapas de entrevistas e a resolver os trâmites legais que envolvem uma contratação, fica difícil desenvolver as outras demandas que o setor possui.

Além disso, em diversas situações, a contratação de um novo colaborador precisa ser feita de forma rápida. Todas essas situações mostram que é necessário agilizar e otimizar esse trabalho, o que pode ser feito por meio da automação do processo de triagem. Confira os principais benefícios de adotar esse tipo de solução:

Menos trabalho manual

Ao abrir uma vaga, provavelmente a empresa receberá muitos currículos que não apresentam o perfil ideal para a empresa naquele momento. Se a equipe de RH faz essa triagem de forma manual, isso gera uma perda de tempo e gastos financeiros. 

Para aumentar a eficiência e a agilidade dessa etapa, é preciso contar com uma seleção de currículos otimizada. Por meio da tecnologia de parsing de currículos, é possível filtrar informações, definir critérios e ter acesso apenas aos dados mais relevantes, o que torna o processo de recrutamento mais preciso e objetivo. 

Otimização de tempo do time de R&S

Quando a empresa adota o uso de ferramentas tecnológicas para facilitar o processo de recrutamento, somente candidatos de fato qualificados passam pela triagem. Dessa forma, os responsáveis pelo recrutamento ganham tempo e só precisarão fazer entrevistas com os candidatos mais alinhados.

Por meio dos softwares de triagem, é possível criar questionários, coletar os dados pessoais do candidato de maneira segura, cruzar as informações do candidato com a dos colaboradores atuais e, assim, otimizar a etapa de entrevista.

Essas novas tecnologias ajudam a potencializar a percepção que o gestor tem de cada candidato no processo seletivo. Por meio delas, é possível ter dados mais realistas para uma análise equilibrada e uma melhor tomada de decisão.

Redução do espaço físico usado em entrevistas e dinâmicas

Por meio de plataformas especializadas e centralizadas, é possível fazer processos de recrutamento e seleção totalmente online. Ou seja, as entrevistas e dinâmicas feitas após a triagem automática de currículos também podem ser feitas pela internet.

Se a empresa já costuma fazer dinâmicas e entrevistas presenciais, é preciso avaliar quais dessas atividades podem ser mantidas na versão online. Uma ótima maneira de fazer isso é trazer simulações de situações cotidianas para serem resolvidas pelos candidatos.

Com esse processo feito pela internet, não é mais necessário disponibilizar uma grande sala com mesas e cadeiras para todos os candidatos. Um bom sinal de internet, uma câmera de alta qualidade e um espaço silencioso já são suficientes para que essas atividades sejam feitas da melhor maneira.

Mais precisão

Por meio da triagem automatizada, a seleção de sua empresa pode se tornar mais estratégica. Isso porque o recrutador tem a possibilidade de segmentar os perfis dos candidatos por meio de filtros. 

Assim, é possível selecionar as informações e habilidades mais importantes para o preenchimento daquela vaga. A automação fica responsável por destacar os perfis que possuem maior aderência à posição e à empresa.

Porém, quem faz a avaliação e decide se essas pessoas passarão para a próxima etapa ou não é o recrutador. A ferramenta aumenta a eficiência no momento de encontrar, entre diversos currículos, aquele que possui mais conexão com a vaga em aberto.

Menor turnover no período de experiência

Quando uma contratação é feita com base em informações claras e objetivas, a tendência é que o candidato permaneça na vaga no período de experiência, reduzindo o turnover. Isso evita o retrabalho para o time de RH e diminui os custos para a empresa, uma vez que não será necessário fazer um novo processo de seleção para uma vaga que foi preenchida recentemente.

Menos custos com contratação e desligamento

De acordo com Celso Bazzola, diretor-executivo da Bazz Consultoria em RH, uma contratação errada pode custar de três a quinze vezes o salário do cargo. Esse valor envolve os gastos com a rescisão do profissional, treinamentos, salário, benefícios e abertura de um novo processo seletivo.

Além desses, há custos com a divulgação das vagas, retrabalhos e improdutividades. Também há os custos da locação de espaços para executar etapas de processos seletivos feitos de maneira presencial.

Menos custos com treinamentos

Quando um novo colaborador é contratado pela empresa, ele passa pelo processo de integração, treinamentos e adaptação. Se ele se mantém em seu cargo, não é necessário fazer todas essas etapas novamente com um novo colaborador.

Além disso, há um período de adaptação no qual ele se adapta à rotina, entende a cultura, o estilo de trabalho dos colegas e a organização das tarefas. O novo colaborador também precisa de tempo para se adaptar às estratégias da empresa e conseguir atingir todo o seu potencial na função.

Todas essas etapas levam tempo e geram um gasto financeiro. Os processos costumam ser mais lentos, o que prejudica na produtividade de todo o setor, já que alguns colegas também ficam responsáveis por cuidar do treinamento do novato.

Menor tempo para preencher vagas

Outra grande vantagem de usar um sistema de gestão de talentos é a agilidade no processo. Neste caso, tempo realmente significa dinheiro. Além disso, uma vaga que demora para ser preenchida prejudica o clima organizacional da empresa.

Há muitos gastos envolvidos: o tempo dos recrutadores, o dinheiro gasto para a divulgação da vaga, o dinheiro que a empresa deixa de ganhar por não ter um colaborador produtivo, entre outros.

Porém, com a ajuda da tecnologia, é possível acelerar o processo, tendo acesso aos currículos a qualquer hora e em qualquer lugar. Isso traz mais eficácia e a possibilidade de ser imparcial na escolha dos melhores profissionais.

Evita sobrecarga do time

A demora no preenchimento de uma vaga pode trazer sobrecarga para a equipe de RH. Isso porque pode ser necessário refazer muitas etapas do processo, o que gera um retrabalho e dificulta o andamento de outras tarefas.

Com a otimização do processo, os colaboradores podem focar em estratégias que ajudarão a melhorar os resultados do setor. Além disso, terão mais tempo para se dedicar ao recrutamento, fazendo entrevistas mais humanizadas e melhorando a experiência dos candidatos.

Também há uma sobrecarga da equipe do setor que possui a vaga em aberto. Isso porque as atividades que deveriam estar com esse colaborador são distribuídas entre os outros integrantes da equipe. Ao agilizar o processo, é possível evitar que a satisfação dos colaboradores seja afetada e o clima organizacional, prejudicado.

Menor turnover na equipe

Com mais agilidade, tanto os profissionais que atuam no RH quanto os que atuam no setor que está desfalcado se sentirão menos sobrecarregados. Com a redução da sobrecarga, a desmotivação também diminui, assim como a rotatividade no setor.

Menor impacto nas atividades

Com o apoio da tecnologia, os profissionais de RH conseguem dar atenção às atividades do setor que não envolvem o recrutamento e seleção. Dessa forma, todo o serviço é otimizado.

Além disso, os sistemas de gestão fazem o registro de todas as etapas do processo seletivo. Assim, todos os colaboradores do setor podem visualizar quais tarefas ainda estão pendentes e quais foram realizadas.

Dessa forma, a comunicação é facilitada e as atividades ficam mais produtivas, já que as informações sobre os processos estão disponíveis a todos e podem ser encontradas com mais facilidade.

Maior satisfação do gestor

Outro ponto importante é que, por meio dos softwares de recrutamento, os gestores ficam mais envolvidos no processo de seleção. Os tomadores de decisão são engajados na plataforma e todos têm acesso ao andamento dos processos seletivos, o que aumenta a satisfação do gestor, facilita a comunicação entre a equipe e evita o retrabalho.

Mais segurança para o time

Com o uso das tecnologias de recrutamento e seleção, os colaboradores do time de RH não precisam fazer tantas entrevistas e dinâmicas presenciais. Dessa forma, é possível reduzir o contato com pessoas que podem estar doentes e trazer riscos à saúde e segurança da equipe.

Evita a propagação de vírus

A pandemia de Covid-19 se iniciou em 2019, mas só chegou oficialmente ao Brasil em março de 2020. Desde então, foram mais de 31,5 milhões de infectados e 668 mil mortes causadas pelo vírus.

Os números de casos variam muito, e em 13 de junho de 2022, a média móvel mais alta desde 7 de abril foi registrada. Apesar das flexibilizações, ainda é essencial tomar todos os cuidados para evitar a disseminação do vírus.

Com a realização de entrevistas e dinâmicas de maneira online, é possível evitar a exposição dos profissionais de RH, bem como dos candidatos aos vírus da Covid-19, da gripe e outros.

Menor absenteísmo

Com uma menor exposição a esses vírus, consequentemente há um menor absenteísmo. Isso porque tanto o time de RH quanto outros colaboradores que atuam no escritório onde aconteceriam essas dinâmicas correm menos riscos de contrair essas doenças.

Outras vantagens

Redução do impacto ambiental

O departamento de RH tem função estratégica na articulação de planejamentos e ações entre as equipes da organização visando uma prática mais sustentável. E por que não começar a pensar em ações que reduzem o impacto ambiental a partir da própria rotina do departamento?

Pegada de carbono em deslocamentos

A pegada de carbono está relacionada à quantidade de carbono emitida para que possamos praticar as atividades do dia a dia. A consequência das altas taxas de emissão é o aumento do aquecimento global.

Para que o candidato possa se deslocar até o local da entrevista, ele provavelmente precisará usar carro, transporte público ou aplicativos de carona. Embora o transporte coletivo e as caronas sejam vistos como mais sustentáveis, ainda assim provocam a emissão de carbono.

Assim, quando o RH adere às entrevistas e dinâmicas feitas pela internet, contribui para a redução da pegada de carbono nos deslocamentos.

Redução do uso de recursos em espaço físico

Além disso, com as etapas do processo seletivo feitas à distância, recursos como energia, água, papel e descartáveis podem ser economizados. Dessa forma, além da economia, o impacto ambiental é reduzido.

Impacto Social

O RH é um setor essencial para avaliar a questão da inclusão e diversidade em uma empresa. É este departamento que pode fazer um diagnóstico sobre o quadro de colaboradores e o ambiente de trabalho.

Além disso, o setor pode mudar o padrão de recrutamento e seleção, já que normalmente, as contratações seguem um padrão: todos têm formação na mesma universidade, residem em regiões específicas, possuem a mesma faixa etária e a mesma etnia.

Possibilita a criação de programas de Diversidade e Inclusão

Após essa avaliação, é possível repensar os padrões da empresa e criar um programa de diversidade e inclusão. Para isso, o RH deve se empenhar para oferecer as mesmas oportunidades e condições para profissionais de diferentes cores de pele, gêneros, sexualidade e idades.

Além disso, é necessário que o colaborador tenha as mesmas condições que seus pares ao longo de sua jornada de trabalho. Por exemplo, softwares de recrutamento permitem o bloqueio de informações pessoais de um candidato para que não afetem negativamente a decisão sobre sua contratação.

Como implantar no seu negócio

Agora que você já conseguiu visualizar todas as possibilidades de redução de custos no RH geradas pela solução de triagem automática, vamos falar sobre a implantação desse tipo de tecnologia no seu negócio. Confira algumas dicas para esse processo:

1. Defina o perfil de candidato ideal

Para encontrar o profissional ideal para uma determinada posição, é necessário definir as características que essa pessoa precisa ter. Para chegar a esse descritivo, é preciso analisar:

• O setor que está com a vaga em aberto;
• Quais habilidades o gestor considera importantes;
• A cultura organizacional da empresa;
• O que a empresa espera de seus colaboradores.

Isso pode ser feito de maneira automática por meio da inteligência de dados e algoritmos.

Com o perfil ideal do TAQE, é possível atribuir pontos aos critérios de seleção e determinar a aderência de um perfil às vagas em aberto. Tudo isso considerando os critérios e o fit cultural de cada candidato.

Conheça o perfil ideal do TAQE!

2. Estabeleça critérios e habilidades

Além do perfil ideal, é importante definir quais habilidades são necessárias para que o colaborador faça parte da equipe. Mais uma vez, a tecnologia pode ser uma grande aliada nessa seleção.

Por meio de tecnologias como o TAQE, o RH pode determinar critérios, atribuindo pesos a cada um deles, e aplicar testes conforme a vaga e a cultura da empresa. Na trilha de atividades customizada, os candidatos podem fazer testes de personalidade, competências, inglês, lógica, português e conhecimentos gerais.

Assim, somente os candidatos que se adequam aos critérios personalizados entram em uma lista categorizada por afinidade. Essa é uma maneira de ter uma seleção rápida, inteligente e efetiva.

3. Use a tecnologia a seu favor

A automação de tarefas ajuda a otimizar as atividades e gera bons resultados. Existem diversas ferramentas que facilitam o processo de recrutamento e seleção nas empresas, inclusive quanto à triagem de currículos.

Por meio de soluções como o TAQE, é possível:

• Reduzir em até 80% o tempo gasto em triagem;
• Aumentar a qualidade das contratações;
• Gerar resultados melhores;
• Reduzir o tempo de preenchimento das vagas;
• Otimizar as atividades do setor;
• Tornar a empresa mais competitiva.

A triagem de currículos automática traz mais eficiência e reduz os custos do processo. Além disso, o time de RH pode focar em outras estratégias e em oferecer uma boa experiência aos candidatos.

Conclusão

A triagem de currículos é uma das primeiras e mais importantes etapas de um processo de seleção. Porém, realizá-la de forma manual pode trazer sobrecarga e perda de eficiência à equipe, além de altos custos envolvendo o processo seletivo e o ambiente organizacional.

Uma maneira de otimizar esse processo e evitar todos esses transtornos é a adoção de tecnologias de recrutamento e seleção. A triagem de currículos é um exemplo de atividade que pode ser automatizada para impulsionar a eficiência do setor.O TAQE pode otimizar seu processo de recrutamento e seleção. Agende uma demonstração gratuita agora mesmo e descubra como isso é possível.

Continue acompanhando o blog e redes sociais do TAQE para conhecer outras inovações que podem facilitar o dia a dia do RH em sua empresa.