A pandemia gerou um novo mundo onde empresas optaram pelo home office. Muitos profissionais adoraram e conseguiram se adaptar perfeitamente. Outros, nem tanto. Mas um dos maiores desafios que essa prática gerou, foi a do controle de ponto.

Como fazer isso de forma correta? O que a lei fala sobre? Existem vantagens? Bom, todas essas dúvidas serão esclarecidas nesse artigo. Confira.

O que é o controle de ponto?

Basicamente, o controle de ponto é a melhor forma de registro da jornada de trabalho. Esse sistema, implementado nos anos 80, segue as regras da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Vital para qualquer empresa, o controle de ponto auxilia na organização da empresa, referente aos horários de entrada, almoço e saída de cada colaborador. Imagine uma organização com mais de 1000 funcionários, tendo que manter a ordem correta dentro da jornada de trabalho?

Ao RH, esse sistema auxiliará a extrair importantes informações referentes a atrasos, horas extras, faltas e demais questões ligadas à folha de pagamento.  

Já a forma como funciona, pode variar, onde não há segundo as leis uma maneira obrigatória a seguir. Mas sim, de acordo com a necessidade da empresa. Entre elas:

• Controle de ponto manual: o popular livro de registro, onde, à mão, são anotados os registros de horário.
• Controle de ponto mecânico: aqui o colaborador inserirá um cartão na máquina, que irá carimbar de acordo com seu horário.
• Controle de ponto eletrônico: a terceira opção, a ideal no atual mercado, e que também pode utilizar cartões, esses, com sistema magnético. Possui, em sua maioria e de forma mais indicada, o uso da biometria. O popular “bater o dedo”. Onde através da digital do colaborador ocorre o registro das informações de sua jornada de trabalho.
• Controle de ponto online: por fim, chegamos a última opção. Por aqui, o colaborador poderá fazer o controle de seus horários de forma online, com informações salvas em nuvens e uso de softwares e aplicativos que auxiliarão nesse processo. Principalmente para quem trabalha em home office.

Mas afinal…

O que é home office?

Na tradução, o home office significa: escritório em casa. É o ato de realizar as tarefas como se estivesse alocado na empresa, mas no caso, o colaborador está em sua residência.

Para a empresa, tornou-se um benefício essa prática, gerando uma queda de custos. Em tempos de pandemia, por exemplo, há casos de organizações que simplesmente entregaram seus prédios, migrando 100% das tarefas ao home office. Dessa forma, não pagando mais aluguel de imóveis, contas de luz, água e outros gastos de possuir um espaço físico. 

Outra questão de impacto, é a possibilidade de agregar ao quadro de funcionários, profissionais de qualquer lugar, incluindo até de outros países. Aumentando a gama de qualidade na produção.

Para o colaborador, a vantagem é a comodidade de estar em sua residência, no seu espaço, podendo organizá-lo ao seu modo. Fora, a aproximação com a família e a redução também de custos, pois não se locomove até a empresa, evitando estresses relacionados a trânsito ou transporte público, por exemplo.

É importante frisar, que o home office não é exclusivo para trabalhar em casa. Há os colaboradores que optam pelo chamado tele trabalho. Onde adotam qualquer local de trabalho que possa fornecer os meios para produção das tarefas, internet e espaço, como uma cafeteria, hotéis ou o coworking, que veremos a seguir.

O que é coworking?

É um pouco complexo responder essa pergunta, mas de forma simples, podemos dizer que o coworking é um espaço compartilhado por profissionais e empresas. Como assim? Imagine um local onde diversas empresas e freelancers dividem as despesas, gerando um ambiente com toda estrutura ideal para o trabalho.

Em um ambiente compartilhado, poderá existir diversos profissionais de diversos segmentos dentro de uma área específica. Dessa forma, a rede network ganha potenciais incríveis. Entre os benefícios, é possível citar questões relacionadas ao home office. Nem só de vantagens essa condição possui. Ficar em casa dia após dia pode gerar condições negativas, principalmente ligadas à saúde mental.

Então, empresas podem investir nesses espaços para quando necessário, o colaborador pode sair da rotina e trabalhar em um local com a estrutura necessária e de bônus a troca de experiência com outros profissionais de outras empresas.

Como funciona o controle de ponto em home office?

Prevista pela lei desde 2017, através das reformas trabalhistas, Lei 13.467/2017, que consolidou alterações importantes na CLT, o home office já era adotado antes por diversas empresas, mas sem uma segurança jurídica correta.

A partir do início da pandemia, houve um aumento significativo dessa prática, diminuindo gastos e evitando o contato entre colaboradores, a fim de evitar a proliferação do vírus.

Mas com tantos profissionais em suas residências, como fazer a administração dessa jornada de trabalho? Bom, como citado em tópicos anteriores (ler o que é “O que é o controle de ponto?”) o controle de ponto online passou a existir para suprir essa demanda.  

Dessa forma, há duas opções ao colaborador: o uso de softwares, através de aplicativos, onde basta acessar e registrar os horários concluídos do período de trabalho. E, a assinatura digital na folha de pontos.

Em ambos os casos, não há a necessidade do colaborador se deslocar até a empresa para fazer o registro de ponto.

O que a lei diz sobre o controle de ponto em home office?

Segundo a lei imposta na reforma trabalhista, Lei 13.467/2017, o colaborador sob regime remoto, no artigo 62 da CLT, informa que as práticas de controle de ponto não se aplicam ao home office ou teletrabalho.

Por isso, todo trabalhador que realiza suas tarefas fora do ambiente da empresa, podem ser dispensados do controle de ponto.

Mas isso não significa que não possa existir um compromisso entre empregado e empregador sobre a gestão de horas trabalhadas. Podendo até ser adotados formas que variam, como número de tarefas prestadas, por exemplo.

O controle de ponto é vital para a extração de informações importantes, como o pagamento de horas extras ou o banco de horas. Sem esses dados, é muito complicado uma gestão correta.

Lembrando, que tudo que for definido, precisa ser acordado entre as partes e existir um contrato firmado com essas informações e garantindo o combinado.

Funcionários em Home office precisam marcar o ponto?

Não. Como citado, através da reforma trabalhista, Lei 13.467/2017, foi isento a necessidade de colaboradores em regime de home office ou tele trabalho de fazerem a marcação e registro de sua jornada de trabalho.

Entretanto, pode haver esse controle através de negociações entre o empregado e o empregador. Havendo acordo entre as partes, tendo como registro em contrato o que for estabelecido.

Como realizar o controle de ponto do trabalho remoto?

Geralmente, a empresa disponibiliza os equipamentos necessários para que as tarefas em home office sejam produzidas sem problemas. Por exemplo, o envio de notebook. A máquina já tem pré-instalado o software que fará esse controle de ponto.

Outro exemplo, é em casos do uso de celulares corporativos, onde o colaborador já receberá o aparelho com o aplicativo e instruções de como realizar esse controle.

Em casos em que não haja essa ação, a empresa informará os meios de como adquirir o software.

Para casos de assinatura digital na folha, deverá ser comunicado o passo a passo de como efetuar rubrica no documento.

Veja o vídeo que separamos para exemplificar o que estamos dizendo até aqui:

Controle de ponto home office um desafio do RH

E quem terá a árdua tarefa de fazer toda a administração da jornada de trabalho de profissionais em home office ou teletrabalho? Acertou quem respondia o Recursos Humanos.

E essa tarefa não será nada fácil sem um controle de ponto online estabelecido. Pois, como será feito o pagamento das horas extras, avaliação de atrasos e faltas e a produção do colaborador?

Por isso, listamos 3 grandes desafios que o setor de RH terá pela frente:

Distância

É impossível manter o sistema de controle de ponto presencial com toda empresa trabalhando de forma online, isso todo mundo já entendeu. Então é importante a consciência e organização como um todo para essa tarefa ser comprimida da melhor forma.

Horas extras

Pode haver casos de horas extras excessivas, onde a empresa deve pagar ou acumular em um banco de horas. Mas como fazer a correta gestão dessa informação? Por isso que a empresa necessita de um controle ideal de ponto online, com marcações por biometria, facial e principalmente com localização.

Produtividade e motivação

Infelizmente nem todo mundo se adapta ao home office. Muitos não tiveram contato com essa prática, tiveram que de uma hora para outra aceitar, devido a pandemia que afeta o mundo todo. Por isso, o RH terá um trabalho para mapear essas questões e achar soluções que melhorem a produtividade e motivação dos colaboradores.

Quais os benefícios do controle de ponto home office para a empresa?

O controle de ponto online possui benefícios importantes para sua empresa, entre eles:

Redução de gastos

Um sistema falho é propício para fraudes. E isso nenhuma empresa quer. Com um software, a empresa terá o controle certo de horas trabalhadas por seus colaboradores, evitando gastos irreais com horas extras, por exemplo.

Controle em tempo real

O controle de ponto online guarda os dados em tempo real, os salvando em nuvem. Por isso, o departamento responsável terá controle em saber quem está atrasado, em horário de almoço e com falta em tempo real.

Redução processos trabalhistas

O controle de ponto é a segurança e defesa de qualquer empresa contra processos trabalhistas. E ter esses dados organizados evitará riscos e diminuição de erros operacionais.

Redução processos trabalhistas Para quem trabalha ou já trabalhou, sabe como é complexo o fechamento da folha de ponto. Existem diversas variáveis e informações a serem analisadas. Com o controle de ponto digital, é possível automatizar esses processos de lançamento de atestados e dispensas, controle de banco de horas e exportação para a folha de pagamento de forma fácil.