Para reduzir a lacuna na linha de tempo de ajuste entre um funcionário que está saindo e o novo contratado prestes a assumir essa função, os gerentes e suas equipes podem colaborar para criar uma transição mais suave nesse meio tempo.

Começa por obter uma sólida compreensão do que o antecessor estava fazendo e conversar com o novo contratado, antes de embarcar, sobre por que eles foram escolhidos para lidar com as tarefas, o que está por vir e os recursos de treinamento e suporte relevantes que sua equipe terá capaz de fornecer.

Abaixo, sete membros do Conselho de Recursos Humanos da Forbes fornecem estratégias e dicas adicionais para se preparar para novos ajustes de contratação, se possível, antes da saída de um funcionário.

1. Crie um plano de trabalho de 30, 60 e 90 dias

É altamente recomendável que os gerentes preparem um plano de trabalho de 30, 60 e 90 dias com o novo contratado. Isso garante que haja um acordo sobre o que o novo contratado deve trabalhar e quais as expectativas de seu gerente, para que não seja unilateral. Em segundo lugar, ter um mentor ou um par ajuda muito na assimilação da cultura da organização – Srikant Chellappa, Engagedly.

2. Fornecer oportunidades de mentoria entre pares

Você deve fazer com que o novo contratado acompanhe o funcionário que está saindo por pelo menos duas semanas. Você também deve se certificar de conectá-los com outras pessoas nessa função para que eles se sintam apoiados quando tiverem dúvidas. Além disso, você deve se lembrar de que eles são novos na função e, como tal, é improvável que sejam tão produtivos quanto o funcionário que está saindo do bastão. Certifique-se de que eles saibam que isso não colocará em risco seu trabalho – Alex Pantich, Upshift.

3. Ofereça um tempo razoável para a transição

Caos e uma mesa não é uma receita para o sucesso. Se você não tiver a chance de fazer a transição corretamente, dê à nova pessoa algum tempo para avaliar o que ela acabou de fazer, peça-lhe que prepare um plano de ação de 90 dias e depois acompanhe regularmente o progresso. O que eles precisam é bem básico: apoio e tempo! – Tracy Cote, StockX.

4. Inicie o processo de treinamento (sobreposição) o mais cedo possível

Uma maneira ideal de preparar seu novo contratado é iniciá-lo cedo o suficiente para alguma sobreposição com o funcionário de saída, se possível e sensato, e apresentá-lo imediatamente aos colegas e às partes interessadas internas. A transição para novas responsabilidades é muito mais fácil com uma linha de visão para o quadro mais amplo ao seu redor. Isso ajuda a conectar responsabilidades ao sucesso pessoal e da empresa – Bryan Passman, Hunter + Esquire.

5. Desenvolva um manual coeso para novas contratações

Antes de qualquer nova contratação começar, meu líder de aprendizado e desenvolvimento se reúne com seu gerente para mapear sua primeira semana, orientação e gerenciamento ou treinamento de liderança necessários. Também fornecemos encontros e cumprimentos com outros membros da equipe ou fazemos apresentações em reuniões de recursos. Nosso maior objetivo para 2022 é dar a cada novo contratado um manual de posição que fale de  todos os aspectos das responsabilidades e do propósito da função – Kelsey Schnittgen, Mission Critical Solutions.

6. Mantenha uma descrição detalhada do trabalho e outros recursos à mão

Tenha uma discussão detalhada com o novo contratado. Forneça uma descrição detalhada do trabalho, materiais de treinamento relevantes, recursos, listas de contatos, software e qualquer acesso necessário para ter sucesso. Explique por que suas habilidades são relevantes e quais são as expectativas. Atribua um colega de equipe e dê a ele a chance de acompanhar o funcionário que está saindo. Quanto mais bem preparados eles estiverem, mais perfeita será a transição – Mofoluwaso Ilevbare, Primary Connect.

7. Avalie o que o colaborador estava trabalhando

Geralmente, há uma lacuna entre uma saída e uma nova contratação. Gerentes e equipes podem aproveitar esse tempo para entender melhor o que o titular estava fazendo e criar um plano de integração para o novo contratado que reflita as necessidades atuais da equipe e do negócio. Isso leva em consideração as mudanças que podem ter ocorrido desde que o titular começou e as áreas funcionais que eles podem não ter enfatizado – Jennifer Marszalek , Revolution Global.

Texto traduzido da Forbes